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Vorschrift
Normgeber:Ministerium der Finanzen
Erlassdatum:16.11.2018
Fassung vom:16.11.2018
Gültig ab:01.01.2019
Gültig bis:31.12.2023
Quelle:juris Logo
Gliederungs-Nr:6300
Vollzug der Landeshaushaltsordnung (VV-LHO); hier: Bestimmungen zu den §§ 70 bis 80 LHO (Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung) - Anlage 5: Bestimmungen über die Aufbewahrung von Unterlagen im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Landes RheinlandPfalz (BüdA-HKR)

Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis


Zum Hauptdokument : Vollzug der Landeshaushaltsordnung (VV-LHO); hier: Bestimmungen zu den §§ 70 bis 80 LHO (Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung)



Anlage 5
(zu Nummer 4.7)



Bestimmungen über die Aufbewahrung
von Unterlagen im Haushalts-,
Kassen- und Rechnungswesen
des Landes RheinlandPfalz
(BüdA-HKR)



Inhaltsverzeichnis



Erster Abschnitt:

Allgemeine Bestimmungen


1

Anwendungsbereich der Aufbewahrungsbestimmungen


2

Begriffsbestimmungen


2.1

Aufbewahrungspflichtige Unterlagen


2.2

Bücher


2.3

Begründende Unterlagen


2.4

Kassenanordnung und Kassenanweisung


2.5

Bewirtschafter


3

Für die Aufbewahrung zuständige Stelle


3.1

Aufbewahrungsort


3.2

Aufgaben der für die Aufbewahrung zuständigen Stelle


4

Aufbewahrungsfristen


4.1

Grundsatz


4.2

Besondere Aufbewahrungsfristen


4.3

Beginn der Aufbewahrungsfrist


4.4

Ausnahmen


5

Aussonderung


Zweiter Abschnitt:

Übernahme des Inhalts von schriftlichen Unterlagen auf digitale oder optische Speichermedien


6

Anwendungsbereich für die Übernahme des Inhalts von schriftlichen Unterlagen auf digitale oder optische Speichermedien


7

Voraussetzungen für die Übernahme des Inhalts von schriftlichen Unterlagen auf digitale oder optische Speichermedien


7.1

Grundsatz


7.2

Zusätzliche Aufbewahrungsbestimmungen für digitale oder optische Speichermedien


7.3

Aufgaben der für die Aufbewahrung zuständigen Stelle


7.4

Aufgaben der für die Übernahme verantwortlichen Stelle


Dritter Abschnitt:

Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen


8

Anwendungsbereich für die Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen


9

Voraussetzungen für die Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen


9.1

Grundsatz


9.2

Zusätzliche Aufbewahrungsbestimmungen für elektronische Unterlagen


9.3

Aufgaben der für die Aufbewahrung zuständigen Stelle



Erster Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen



1


Die Aufbewahrungsbestimmungen regeln das Aufbewahren, das Übertragen auf andere Speichermedien, das Aussondern, das Abgeben und das Vernichten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Landes Rheinland-Pfalz.


Diese Bestimmungen gelten für alle Stellen, die Haushaltsmittel des Landes bewirtschaften einschließlich der Kassen und Zahlstellen.


2

 

2.1


Aufbewahrungspflichtige Unterlagen (nachfolgend Unterlagen) im Sinne dieser Bestimmungen sind alle Nachweise, in elektronischer oder schriftlicher Form, die für die Rechnungslegung und für den Nachweis der ordnungsgemäßen Abwicklung der Buchführung benötigt werden. Dazu gehören


die Bücher (§ 71 LHO),


die Belege (§§ 70, 75 LHO),


die Rechnungsnachweisungen mit Anlagen (§ 80 LHO),


die Gesamtrechnungsnachweisung (§ 80 LHO),


die sonstigen Rechnungsunterlagen (§ 80 LHO),


die begründenden Unterlagen und


das Schriftgut, das bei der Erledigung von Aufgaben der Kassen und Zahlstellen entsteht, aber für die Rechnungslegung nicht benötigt wird.


2.2


In den Büchern werden alle buchungspflichtigen Vorgänge in zeitlicher Folge in der vom für Finanzen zuständigen Ministerium vorgeschriebenen sachlichen Ordnung belegt (Sachbücher). Sachbücher sind das


Titelbuch,


Verwahrungsbuch,


Vorschussbuch,


Wertesachbuch,


Abrechnungsbuch und


die Nachweisungen über das Vermögen.


Werden Vorbücher zu den Sachbüchern geführt, werden die Buchungen summarisch in die Sachbücher übertragen.


2.3


Für die Anordnung zur Leistung oder Annahme einer Zahlung und zur Buchung sind Unterlagen notwendig, die Zweck und Anlass für die Erstellung einer Kassenanordnung zweifelsfrei erkennen lassen.


2.4


Kassenanordnung


Mit Kassenanordnungen werden nach der von dem für Finanzen zuständigen Ministerium vorgeschriebenen Form (elektronisch oder schriftlich) einer für Zahlungen zuständigen Stelle die Leistung oder Annahme von Zahlungen und die Buchungen angeordnet.


Kassenanweisung


Mit Kassenanweisungen werden einer für Zahlungen zuständigen Stelle nicht buchungspflichtige Weisungen erteilt.


2.5


Bewirtschafter ist der Oberbegriff für alle an der Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln des Landes beteiligten Stellen. Dazu gehören


Mittelverteiler (MV) und


Titelverwalter (TV).


Im Sinne dieser Bestimmung ist der Bewirtschafter mit der anordnenden Stelle gleichzusetzen.

 

3


Die für die Aufbewahrung zuständige Stelle ist


der Bewirtschafter, bei dem die Unterlagen nach Nr. 2.1 für die ordnungsgemäße Bewirtschaftung der Haushaltsmittel des Landes zum Nachweis benötigt bzw. erstellt werden und


die nach § 70 LHO für die Zahlungen zuständige Stelle (Kassen, Zahlstellen) für die Bücher, Originalbelege und das Schriftgut, das bei der Erledigung von Aufgaben der Kassen und Zahlstellen entsteht, aber für die Rechnungslegung nicht benötigt wird.

 

3.1


Unterlagen sind grundsätzlich bei den jeweiligen Bewirtschaftern sowie bei den Kassen und Zahlstellen aufzubewahren. Mit Zustimmung des für Finanzen zuständigen Ministeriums können Unterlagen zentral bei einer Stelle aufbewahrt werden.


Das für Finanzen zuständige Ministerium bestimmt, welche Unterlagen des automatisierten Verfahrens für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Landes zentral aufbewahrt werden.


Die/Der zuständige Beauftragte für den Haushalt bestimmt, wo die Unterlagen der Bewirtschafter aufzubewahren sind. Dies gilt auch für die Unterlagen der Bewirtschafter, deren Dienststelle aufgelöst bzw. mit einem anderen Bewirtschafter zusammengelegt worden sind.

 

3.2


Die Unterlagen sind gegen Verlust, Beschädigung und den Zugriff Unbefugter gesichert und getrennt nach Haushaltsjahren aufzubewahren. Es muss sichergestellt sein, dass die Haltbarkeit und Lesbarkeit der Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrung nicht beeinträchtigt wird. Dies ist in regelmäßigen Zeitabständen zu überprüfen und zu protokollieren. Die Unterlagen sind so geordnet aufzubewahren, dass innerhalb einer angemessenen Frist einzelne Unterlagen zur Verfügung stehen.

 

4


4.1


Die Dauer der Aufbewahrung für Bücher, Belege, Rechnungsnachweisungen und sonstigen Unterlagen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen ist nachfolgend bestimmt, sofern andere Rechts- oder Verwaltungsvorschriften oder andere Gründe keine längeren Aufbewahrungsfristen vorsehen. Die Unterlagen sind bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfrist aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfristen können vom Bewirtschafter verlängert werden, wenn dies notwendig ist. Der Landesrechnungshof kann in Einzelfällen verlangen, dass die Unterlagen nach Nr. 2.1 über die für sie geltenden Aufbewahrungszeiten hinaus aufzubewahren sind.


4.1.1
Dauernd aufzubewahren sind


Urkunden über den Erwerb oder die Aufgabe des Eigentums an Grundstücken mit den Lageplänen,


Unterlagen über den Erwerb und die Aufhebung von Rechten an Grundstücken und von anderen dauernden Rechten sowie Verträge über dauernde Lasten und Verbindlichkeiten,


Urkunden über Sonder- und Gewohnheitsrechte sowie über Familien- und Erbrechte,


Schuldverschreibungen und andere Urkunden sowie Schriftstücke, deren Vernichtung von Nachteil für das Land sein könnte.


4.1.2
30 Jahre aufzubewahren sind die


Haushaltsrechnungen


Gesamtrechnungsnachweisung (Anlage 4 Nr. 9 zur VV) und


Unterlagen, die für den Betrieb technischer Anlagen und für die Bauunterhaltung von Bedeutung sind.


4.1.3
10 Jahre aufzubewahren sind die


Rechnungsnachweisungen mit Anlagen (Anlage 4 Nr. 3 zur VV),


Sachbücher und


Vorbücher zu den Sachbüchern.


4.1.4
6 Jahre aufzubewahren sind die


Kassenanordnungen und Kassenanweisungen,


begründenden Unterlagen,


sonstigen Rechnungsunterlagen,


Kontogegenbücher mit Belegen und ggf. Zahlungsnachweisungen,


weiteren bisher nicht genannten Bücher, die bei den Kassen und Zahlstellen geführt werden,


Anordnungen und Anschreibungen über die Annahme und Auslieferung von Wertgegenständen,


Tagesabschlüsse, Anschreibungen und die dazugehörigen Unterlagen bei den Kassen und Zahlstellen,


Arbeitsablaufunterlagen der Kassen und Zahlstellen,


Bestandsverzeichnisse und die notwendigen Unterlagen für bewegliche Sachen und


erledigten Scheck- und Quittungshefte mit den Stammabschnitten der Schecks und Quittungen.


4.2


Die Rechnungslegungsbücher, die Rechnungsbelege, die Rechnungsnachweisungen mit Anlagen, die Gesamtrechnungsnachweisung und die sonstigen Rechnungsunterlagen sind über die für sie geltenden Aufbewahrungszeiten hinaus mindestens bis zur Entlastung der Landesregierung nach § 114 LHO aufzubewahren.


Für die Aufbewahrung von Bauunterlagen im Zuständigkeitsbereich des Landes gilt Abschnitt K 10 der Richtlinien für die Durchführung der Bauaufgaben des Landes (RLBau).


4.3


Die Aufbewahrungsfrist beginnt für Bücher mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, für das sie geführt worden sind. Werden Bücher für mehrere Haushaltsjahre geführt, so beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen worden ist. Für die übrigen Unterlagen beginnen die Aufbewahrungsfristen mit dem Ablauf des Haushaltsjahres, für das die Unterlagen bestimmt sind und in dem die Zahlung abgeschlossen ist.


Die Aufbewahrungsfrist für Bestandsverzeichnisse über bewegliche Sachen beginnt mit Ablauf des Haushaltsjahres, in dem sämtliche bewegliche Sachen in Abgang gestellt wurden.


4.4


Das für Finanzen zuständige Ministerium kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof Ausnahmen zulassen.


5


Die für die Aufbewahrung zuständige Stelle hat nach dem Abschluss eines Haushaltsjahres zu veranlassen, dass die Unterlagen, deren Aufbewahrungszeiten abgelaufen sind, ausgesondert werden, wenn nicht andere Rechts- oder Verwaltungsvorschriften oder andere Gründe dem entgegenstehen. Langfristig aufzubewahrende Unterlagen können vor dem Ende der Aufbewahrungsfrist dem zuständigen Archiv übergeben werden, soweit das Archiv die vorgegebene Aufbewahrungsfrist einhält und dies zugesichert hat.


Werden Unterlagen mit unterschiedlicher Aufbewahrungsdauer zusammen aufbewahrt, so gilt für die Aussonderung die jeweils längste Frist.


Die ausgesonderten Unterlagen sind unter Beachtung der für die Archivierung geltenden Bestimmungen zu vernichten. Elektronische Daten auf digitalen Speicherträgern sind zu löschen.


Dabei ist sicherzustellen, dass die in den Unterlagen enthaltenen Angaben nicht durch unbefugte Dritte zur Kenntnis genommen und nicht missbräuchlich verwendet werden können. Die über den Datenschutz getroffenen Regelungen sind zu beachten.


Zweiter Abschnitt: Übernahme des Inhalts von schriftlichen Unterlagen auf digitale oder optische Speichermedien



6


Der Inhalt von schriftlichen Unterlagen des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens darf auf digitale oder optische Speichermedien unter den Voraussetzungen der Nr. 7 übernommen werden. Die schriftlichen Unterlagen dürfen nach der so vorgenommenen erfolgreichen Übernahme des Inhalts auf digitale oder optische Speichermedien vernichtet werden. Dies gilt nicht, wenn andere Rechts- oder Verwaltungsvorschriften oder andere Gründe dem entgegenstehen. Die Speichermedien sind anstelle der schriftlichen Unterlagen aufzubewahren. Die Bestimmungen des ersten Abschnitts gelten entsprechend.

 

7


7.1


Bei der Übernahme des Inhalts der schriftlichen Unterlagen auf digitale oder optische Speichermedien ist sicherzustellen, dass die Speicherung auf den digitalen oder optischen Medien mit der schriftlichen Unterlage übereinstimmt und der Zusammenhang der einzelnen Unterlagen gewahrt bleibt. Der Inhalt der schriftlichen Unterlage muss dauerhaft und unveränderlich auf die digitalen oder optischen Speichermedien übernommen werden. Der Inhalt der digitalen oder optischen Speichermedien darf nicht mehr veränderbar sein.

 

7.2


Aus Sicherheitsgründen sowie für Auskunfts- und Prüfungszwecke ist bei der Übernahme des Inhalts der schriftlichen Unterlagen auf digitale oder optische Speichermedien neben dem Original mindestens eine Kopie zu erstellen. Diese Kopie darf nicht zusammen mit dem Original aufbewahrt werden. Für die Aufbewahrung der Kopie gelten die Bestimmungen der Nr. 3.1 und Nr. 3.2 entsprechend. Außerdem sind die digitalen oder optischen Speichermedien entsprechend zu kennzeichnen und mit einer Beschreibung des Inhalts zu versehen.


Es muss sichergestellt sein, dass die digitalen oder optischen Speichermedien innerhalb einer angemessenen Frist bei der für die Aufbewahrung zuständigen Stelle oder bei der für die Übernahme verantwortlichen Stelle wieder lesbar gemacht und ausgedruckt werden können.


Die Verfahren und die dazu benötigten Hilfsmittel, um die Unterlagen wieder lesbar machen zu können, sind entsprechend den Aufbewahrungsfristen nach Nr. 4 aufzubewahren.


Die Aufbewahrungsfrist für die Verfahren und die dazu benötigten Hilfsmittel, die nicht mehr eingesetzt werden, beginnt mit Ablauf des Haushaltsjahres, in dem das Verfahren oder der Verfahrensteil letztmalig für die Erstellung der elektronischen Unterlagen eingesetzt worden ist.


7.3


7.3.1
Die für die Aufbewahrung zuständige Stelle (Nr. 3) hat die für die Übernahme des Inhalts der schriftlichen Unterlagen auf digitale oder optische Speichermedien verantwortliche Stelle (verantwortliche Stelle) zu bestimmen. Dabei ist mindestens


das Übernahmeverfahren (z. B. Scannen, Verfilmen usw.),


das Speichermedium (CD-ROM, DVD, Diskette, Positivfilm usw.),


die Anforderungen an die Haltbarkeit,


die Aufbewahrungsfrist,


die Anzahl der Kopien,


das Format,


der Verkleinerungsmaßstab,


das Entwicklungsverfahren und


die Aufbereitungsform


festzulegen.


Außerdem ist sicherzustellen, dass die Verfahren und die dazu benötigten Hilfsmittel, um die Unterlagen wieder lesbar machen zu können, entsprechend der Nr. 7.2 zur Verfügung stehen.


7.3.2
Die für die Aufbewahrung zuständige Stelle hat die Verfahrensabläufe für die Übernahme der schriftlichen Unterlagen auf digitale oder optische Speichermedien im Rahmen einer Dienstanweisung festzulegen, in der die jeweiligen Besonderheiten aufgeführt werden müssen. Diese kann auch in einer Dienstanweisung für den Einsatz von automatisierten Verfahren enthalten sein. Die Dienstanweisung muss mindestens folgende Angaben enthalten:


die Abgrenzung der Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der an dem Verfahren Beteiligten,


die Führung eines Bestandsverzeichnisses und


die Zugangs-, Zugriffs- und Rücklaufkontrollen.


7.3.3
Wird die Übernahme von schriftlichen Unterlagen auf digitale oder optische Speichermedien ganz oder teilweise von Stellen außerhalb der Landesverwaltung übernommen, so ist sicherzustellen, dass die Bestimmungen für die Übernahme beachtet werden. Außerdem ist zu bestimmen, in welchen Fällen eine Bedienstete oder ein Bediensteter der für die Aufbewahrung zuständigen Stelle bei der Übernahme der Unterlagen und der Herstellung von Kopien bei der verantwortlichen Stelle anwesend sein muss.


7.3.4
Die für die Aufbewahrung zuständige Stelle hat sicherzustellen, dass die Bestimmungen der Nr. 7.4 eingehalten werden. Die Verantwortung nach Nr. 3.2 bleibt hiervon unberührt.

 

7.4

 

7.4.1
Das digitale oder optische Speichermedium sowie die Kopie ist nach der Erstellung unverzüglich auf Vollständigkeit, Lesbarkeit und Beschädigungen zu überprüfen. Fehlerhafte, unleserliche oder beschädigte Aufzeichnungen sind erneut auf digitale oder optische Speichermedien zu übertragen. Ist eine fehlerfreie, leserliche oder unbeschädigte Aufzeichnung einer schriftlichen Unterlage nicht möglich, darf sie nicht durch digitale oder optische Speichermedien ersetzt werden. In diesen Fällen ist die schriftliche Unterlage im Original mit einem entsprechenden Vermerk an die für die Aufbewahrung zuständige Stelle zurück zu senden.


7.4.2
Die schriftlichen Unterlagen sind in der vorgesehenen Ordnung und Reihenfolge zu übernehmen. Es ist dabei sicherzustellen, dass die einzelnen übernommenen Unterlagen jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist auf den digitalen oder optischen Speichermedien aufgefunden werden können. Erstreckt sich der zu übernehmende Inhalt einer schriftlichen Unterlage über mehrere Seiten, ist er so auf das Speichermedium zu übernehmen, dass der Zusammenhang gewahrt bleibt.

 

7.4.3
Die für die Übernahme verantwortliche Stelle hat einen Nachweis über die Übernahme der schriftlichen Unterlagen auf digitale oder optische Speichermedien zu führen, der mindestens folgende Angaben enthalten muss:


die Art und den Umfang der auf digitale oder optische Speichermedien übernommenen Unterlagen,


der Ort und das Datum der Übernahme,


die Bescheinigung über die


nach Nr. 7.4.1 vorgenommene Prüfung,


Art des verwendeten Speichermediums und


ordnungsgemäße Durchführung der Übernahme sowie


die Aufbewahrungszeiten für die digitalen oder optischen Speichermedien und


die Namen und Unterschriften der beteiligten Personen.


7.4.4
Die digitalen oder optischen Speichermedien sind mit dem nach Nr. 7.4.3 erstellten Nachweis und ggf. mit den schriftlichen Unterlagen an die für die Aufbewahrung zuständige Stelle zurück zu senden.


Dritter Abschnitt: Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen



8


Elektronische Unterlagen, die für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Landes für die Haushaltsüberwachung, Buchführung, Rechnungslegung, Berechnung, Festsetzung, Anordnung oder Zahlbarmachung erstellt werden, sind unter den Voraussetzungen der Nr. 9 aufzubewahren. Dies gilt nicht, wenn andere Rechts- oder Verwaltungsvorschriften oder andere Gründe eine Aufbewahrung als schriftliche Unterlage vorschreiben. Die Bestimmungen des ersten Abschnitts gelten entsprechend.

 

9


9.1


9.1.1
Elektronische Unterlagen dürfen nur dann elektronisch aufbewahrt werden, wenn die Unterlagen mit einer im Signaturgesetz zugelassenen elektronischen Signatur versehen sind oder ein sicheres Verfahren verwendet wird, das von dem für Finanzen zuständigen Ministerium im Einvernehmen mit dem Rechnungshof zugelassen worden ist. Ansonsten sind elektronische Unterlagen auszudrucken und in schriftlicher Form aufzubewahren. Werden in einem Verfahren elektronische und schriftliche Unterlagen erstellt, sind diese mit einer eindeutigen Kennzeichnung, die auf die jeweils andere Unterlage hinweist, zu versehen. Die Bestimmungen des zweiten Abschnitts bleiben für die schriftlichen Unterlagen unberührt.


9.1.2
Die elektronischen Unterlagen sind dauerhaft und nicht mehr veränderbar zu speichern. Dabei ist sicherzustellen, dass die elektronischen Unterlagen innerhalb der Aufbewahrungszeit auch nach einem Wechsel der zum Zeitpunkt der Speicherung eingesetzten DV-Programme lesbar gemacht werden können. Deshalb sollte die Speicherung unabhängig von den zum Zeitpunkt der Speicherung eingesetzten DV-Programmen durchgeführt werden. Die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes sind zu beachten.


9.2


Aus Sicherheitsgründen sowie für Auskunfts- und Prüfungszwecke sind die elektronischen Unterlagen mit mindestens einer Kopie aufzubewahren. Diese Kopie darf nicht zusammen mit dem Original aufbewahrt werden. Für die Aufbewahrung der Kopie gelten die Bestimmungen der Nr. 3 entsprechend.


Es muss sichergestellt sein, dass die elektronischen Unterlagen innerhalb einer angemessenen Frist in unveränderter und unveränderbarer Form lesbar gemacht, ausgedruckt und nicht gelöscht werden können.


Die elektronischen Unterlagen sowie die Programme und Programmdokumentationen für die automatisierten Verfahren oder Verfahrensteile im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen, die für die Lesbarmachung der elektronischen Unterlagen benötigt werden, sind 6 Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist für die elektronischen Unterlagen sowie die Programme und Programmdokumentationen für die automatisierten Verfahren oder Verfahrensteile im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen, die nicht mehr eingesetzt werden, beginnt mit Ablauf des Haushaltsjahres, das sie betreffen. Für die Aufbewahrung gelten die Bestimmungen der Nr. 3 entsprechend.


9.3


9.3.1
Die für die Aufbewahrung zuständige Stelle hat die Verfahrensabläufe für die Aufbewahrung der elektronischen Unterlagen im Rahmen einer Dienstanweisung festzulegen, in der die jeweiligen Besonderheiten aufgeführt werden müssen. Diese kann auch in einer Dienstanweisung für den Einsatz von automatisierten Verfahren enthalten sein. Die Dienstanweisung muss mindestens folgende Angaben enthalten:


die Abgrenzung der Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der an dem Verfahren Beteiligten und


die Zugangs-, Zugriffs- und Rücklaufkontrollen.


9.3.2
Die elektronischen Unterlagen sind in der vorgesehenen Ordnung und Reihenfolge aufzubewahren. Es ist dabei sicherzustellen, dass einzelne Unterlagen jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist aufgefunden werden können. Werden elektronische und schriftliche Unterlagen, die im Zusammenhang stehen, aufbewahrt, so hat die aufbewahrende Stelle sicherzustellen, dass diese in einer angemessenen Frist zusammengeführt werden können.


9.3.3
Werden Unterlagen für das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen von einer anderen Stelle, als der für die Aufbewahrung zuständigen Stelle, elektronisch erstellt, so hat die für die Aufbewahrung zuständige Stelle sicherzustellen, dass die jeweiligen Bestimmungen zur Erstellung der Unterlagen eingehalten werden.