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Vorschrift
Normgeber:Ministerium der Finanzen
Aktenzeichen:61-0004-4210
Erlassdatum:16.11.2018
Fassung vom:16.11.2018
Gültig ab:01.01.2019
Gültig bis:31.12.2023
Quelle:juris Logo
Gliederungs-Nr:6300
Normen:LHO, § 70 LHO, § 71 LHO, § 71a LHO, § 72 LHO ... mehr
Fundstelle:MinBl. 2018, 127
Vollzug der Landeshaushaltsordnung (VV-LHO); hier: Bestimmungen zu den §§ 70 bis 80 LHO (Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung)

Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis


6300



Vollzug der Landeshaushaltsordnung
(VV-LHO);

hier: Bestimmungen zu den §§ 70 bis 80 LHO
(Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung)



Verwaltungsvorschrift des Ministeriums der Finanzen
vom 16. November 2018 (61-0004-4210)





Fundstelle: MinBl. 2018, S. 127



Inhaltsübersicht



1
Elektronische Anordnungen


1.1
Anforderungen


1.2
Verantwortlichkeiten


1.3
Inhalt der Anordnung


1.4
Abweichender Inhalt der Anordnung


1.5
Änderung einer Anordnung


1.6
Kasseninterner Auftrag


1.7
Ausgeschlossene Personen


2
Zahlungen


2.1
Zahlungswege


2.2
Konten bei Kreditinstituten


2.3
Auszahlungen im Lastschriftverfahren


2.4
Kartenzahlverfahren, sonstige elektronische Zahlungssysteme


2.5
Überwachung von Einzahlungen


2.6
Einzahlungen bei fehlender Anordnung


2.7
Gegenleistungen für Zahlungen


3
Geldverwaltung, Abrechnung, Quittungen


3.1
Verwaltung der zentralen Geldkonten des Landes


3.2
Verstärkungen und Ablieferungen, Abrechnung


3.3
Quittungen


4
Buchführung, Belege, Abschlüsse, Rechnungslegung, Aufbewahrung, Landesbetriebe


4.1
Grundsätze


4.2
Buchführung


4.3
Belege


4.4
Tagesabschluss


4.5
Jahresabschluss


4.6
Rechnungslegung


4.7
Aufbewahrung von Unterlagen


4.8
Landesbetriebe


5
Für Zahlungen zuständige Stellen


5.1
Aufzählung der für Zahlungen zuständigen Stellen


5.2
Annahme von Einzahlungen außerhalb der für Zahlungen zuständigen Stellen


5.3
Bestellung der Leiterin oder des Leiters der Kasse und Organisation


5.4
Maßnahmen zur Sicherung der für Zahlungen zuständigen Stellen einschließlich des Transports von Zahlungsmitteln


6
IT-Verfahren


6.1
Grundsätze


6.2
Verfahrensdokumentation


6.3
Gefährdungsanalyse


6.4
Sicherheitskonzept


6.5
Wahrnehmung und Dokumentation der Verantwortung


6.6
Einwilligungsverfahren


7
Nachweis über das Vermögen und die Schulden


8
Wertgegenstände


8.1
Grundsätze


9
Prüfungen


9.1
Prüfung der für Zahlungen zuständigen Stellen


9.2
Prüfung der für die Verwaltung von beweglichem Vermögen zuständigen Stellen


9.3
Prüfung der für die Verwaltung und Aufbewahrung von Wertgegenständen zuständigen Stellen


10
Bisherige Verfahren


10.1
In Betrieb befindliche IT-Verfahren


10.2
Manuelle Verfahren


11
Datenschutz


12
Schlussbestimmung


Aufgrund der §§ 5 und 79 LHO werden die nachfolgenden Verwaltungsvorschriften zu den §§ 70 bis 80 LHO für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung erlassen.



1


1.1


1.1.1
Anordnungen sind erforderlich, um Einzahlungen anzunehmen, Auszahlungen zu leisten oder Buchungen vorzunehmen. Die Anordnung ist das Ergebnis einer Abfolge von Entscheidungen, mit denen die Verantwortlichkeiten für die Richtigkeit der anzunehmenden Einzahlung, der zu leistenden Auszahlung oder der vorzunehmenden Buchung wahrgenommen werden.


1.1.2
An einer Anordnung, die zu einer Einzahlung oder einer Auszahlung führt, müssen zwei Personen beteiligt sein. Ausnahmen sind unter Berücksichtigung von Nr. 6.3 und 6.4 mit Einwilligung des für Finanzen zuständigen Ministeriums möglich. Das für Finanzen zuständige Ministerium hat das Einvernehmen mit dem Rechnungshof herbeizuführen.


1.1.3
Für die Anordnung zur Leistung oder zur Annahme einer Zahlung und zur Buchung sind Belege erforderlich, die Zweck und Anlass für die Erstellung einer Anordnung zweifelsfrei erkennen lassen (begründende Unterlagen).

 

1.2


Die Verantwortlichkeiten erstrecken sich darauf, dass


1.2.1
die in der Anordnung und in den sie begründenden Unterlagen enthaltenen, für die Zahlung und Buchung maßgebenden Angaben vollständig und richtig sind,


1.2.2
nach den geltenden Vorschriften, insbesondere nach den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit, verfahren worden ist. Hierzu gehört, dass


1.2.2.1
die Lieferung oder Leistung als solche und auch die Art ihrer Ausführung geboten war,


1.2.2.2
die Lieferung oder Leistung entsprechend der zugrunde liegenden Vereinbarung oder Bestellung sachgemäß und vollständig ausgeführt worden ist,


1.2.2.3
insbesondere Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen vollständig und richtig berücksichtigt worden sind,


1.2.2.4
die übrigen haushaltsrechtlichen Voraussetzungen für die Zahlung vorliegen (z. B. Mittelverfügbarkeit),


1.2.2.5
für die angeforderte Zahlung ein Rechtsgrund vorliegt,

 

1.2.2.6
die Höhe der Zahlung richtig ermittelt worden ist,


1.2.2.7
die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit der für die Zahlung maßgebenden Angaben auf zahlungsbegründenden Unterlagen untrennbar mit diesen verbunden ist und von den zuständigen Personen ausgeübt worden ist,

 

1.2.2.7.1
die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit umfasst die Verantwortung dafür, dass der anzunehmende oder auszuzahlende Betrag sowie alle auf Berechnungen beruhenden Angaben richtig sind. Hierzu gehört auch die richtige Anwendung der Berechnungsgrundlagen (z. B. Bestimmungen, Verträge, Tarife),


1.2.2.7.2
die Feststellung der sachlichen Richtigkeit umfasst die Wahrnehmung der Verantwortlichkeiten nach Nr. 1.2 mit Ausnahme der Verantwortlichkeiten nach Nr. 1.2.2.6, Nr. 1.2.2.7.1 und Nr. 1.2.2.8,

 

1.2.2.8
die Anordnungsbefugnis von der zuständigen Person ausgeübt worden ist. Die Ausübung der Anordnungsbefugnis umfasst die Verantwortung dafür, dass in der Anordnung offensichtlich erkennbare Fehler nicht enthalten sind und die Feststellungen der rechnerischen und der sachlichen Richtigkeit von den zuständigen Personen ausgeübt worden ist. Die oder der Anordnungsberechtigte kann auch die sachliche Richtigkeit feststellen.

 

1.3


Eine Anordnung muss mindestens enthalten


1.3.1
die Bezeichnung der die Haushaltsmittel bewirtschaftenden Stelle,


1.3.2
die Bezeichnung der für die Zahlungen zuständigen Stelle,

 

1.3.3
ein Kennzeichen (z. B. das Kassenzeichen) zur eindeutigen Identifizierung aller mit der Anordnung zusammenhängenden Informationen,


1.3.4
die Zahlungspartnerin oder den Zahlungspartner mit den für den Zahlungsverkehr notwendigen Angaben,


1.3.5
den Betrag mit Währungsbezeichnung,


1.3.6
die Kennzeichnung der Art der Anordnung (z. B. Annahme- oder Auszahlungsanordnung) oder Verfügung (z. B. Mittelverteilung, Festlegung), bei Geldforderungen (s. Nr. 7.1) den Zusatz GF,


1.3.7
bei Abschlagszahlungen und deren Abrechnung (Schlusszahlung) ein entsprechendes Kennzeichen,


1.3.8
bei Auszahlungen, die eine Geldforderung des Landes begründen, den Hinweis auf die – gegebenenfalls vorläufige – Annahmeanordnung,


1.3.9
den Fälligkeitstag,


1.3.10
die Bezeichnung des Anspruchs oder den Verwendungszweck,


1.3.11
Datum und Aktenzeichen des Geschäftsvorfalls (z. B. Verwaltungsakt),


1.3.12
die Buchungsstelle (ggf. das Objektkonto) und das Haushaltsjahr,


1.3.13
den Bezug zu den begründenden Unterlagen,


1.3.14
die für Mahnung, Vollstreckung und sonstige Verzugsfolgen notwendigen Angaben, dazu zählt auch die Anschrift der/des Zahlungspflichtigen (keine Postfachadresse),


1.3.15
die elektronische Signatur der/des Anordnungsbefugten (z. B. mit eID oder Signaturkarte).


1.4


Das für Finanzen zuständige Ministerium oder die von ihm ermächtigte Stelle kann regeln, dass einzelne Angaben nach Nr. 1.3 in Anordnungen nicht enthalten sein müssen oder erst nach der Zahlung ergänzt werden oder zusätzliche Angaben in die Anordnung aufzunehmen sind. Soweit nach § 79 Abs. 4 LHO erforderlich, ist das Einvernehmen mit dem Rechnungshof herbeizuführen.

 

1.5


Ist eine Anordnung zu ändern oder zu stornieren, so ist die sachliche und zeitliche Zuordnung zu der ursprünglichen Anordnung zu gewährleisten. Werden Anordnungen, ihre Anlagen und begründenden Unterlagen, die in einem automatisierten Verfahren erstellt und noch nicht der für Zahlungen zuständigen Stelle zugeleitet wurden, ungültig gemacht oder geändert, so sind die hierzu gespeicherten Angaben entsprechend zu protokollieren. Die Voraussetzungen für Änderungen sind im automatisierten Verfahren zu regeln.


1.6


Ist für bestimmte Zahlungen und Buchungen eine Anordnung nicht erforderlich und liegt eine andere Unterlage mit Buchungsstelle und Betrag nicht vor, hat die Kasse einen kasseninternen Auftrag als Grundlage für die Zahlung und Buchung zu erstellen. An kasseninternen Aufträgen müssen zwei Personen beteiligt sein, die die Kassenleiterin oder der Kassenleiter bestimmt.


1.7


Bei der Wahrnehmung von Verantwortlichkeiten sind die jeweils zutreffenden Bestimmungen über ausgeschlossene Personen und die Besorgnis der Befangenheit zu beachten (z. B. §§ 20 u. 21 Verwaltungsverfahrensgesetz, §§ 16 u. 17 Sozialgesetzbuch X, §§ 82 u. 83 Abgabenordnung).


2


2.1


Zahlungen sind anzunehmen oder zu leisten


2.1.1
durch Überweisung,


2.1.2
im Wege des Lastschriftverfahrens,


2.1.3
mittels Kartenzahlverfahren,


2.1.4
mittels sonstiger elektronischer Zahlungssysteme (z. B. ePayment),


2.1.5
durch Verrechnung im Wege der Aufrechnung oder durch Buchausgleich.


In begründeten Ausnahmefällen kann die Zahlung bar, durch Zahlungsanweisung oder durch Scheck angenommen oder geleistet werden. Für Bargeld und Schecks gelten die Bestimmungen der Anlage 1.


2.2


2.2.1
Konten bei Kreditinstituten dürfen nur für die für Zahlungen zuständigen Stellen (Nr. 5.1) und nur mit Einwilligung des für Finanzen zuständigen Ministeriums eingerichtet werden.


2.2.2
Über die Konten bei Kreditinstituten darf nur von zwei Personen der für Zahlungen zuständigen Stelle gemeinsam verfügt werden. Das für Finanzen zuständige Ministerium kann Ausnahmen zulassen, wenn besondere Sicherungsmaßnahmen getroffen werden.


2.3


Die Kasse kann für Auszahlungen im Lastschriftverfahren auf Veranlassung der die Haushaltsmittel bewirtschaftenden Stelle die Einzugsermächtigung (Mandat) erteilen, sofern ein Missbrauch durch den Empfangsberechtigten nicht zu befürchten ist. Die Prüfung, ob ein Missbrauch zu befürchten ist, obliegt der bewirtschaftenden Stelle. Der Kasse sind die für die ordnungsgemäße Buchung der Zahlung erforderlichen Angaben mitzuteilen. Sie hat unberechtigten Lastschriften unverzüglich zu widersprechen. Die Möglichkeit des Widerspruchs gegen eine bereits vorgenommene Lastschrift richtet sich nach den Bestimmungen des Kreditgewerbes über das Lastschriftverfahren.


2.4


Der Einsatz und die Nutzung von Kartenzahlverfahren und sonstigen elektronischen Zahlungssystemen bedürfen der Einwilligung des für Finanzen zuständigen Ministeriums. Das für Finanzen zuständige Ministerium hat, soweit erforderlich, das Einvernehmen mit dem Rechnungshof herbeizuführen.


2.5


2.5.1
Die rechtzeitige und vollständige Entrichtung der Einzahlungen ist zu überwachen. Die Annahmeanordnung ist der Kasse gleichzeitig mit der Absendung der Zahlungsaufforderung an die Zahlungspflichtige oder den Zahlungspflichtigen zuzuleiten.


Wird eine Einzahlung nicht rechtzeitig oder nicht vollständig entrichtet, so


2.5.1.1
soll die Schuldnerin oder der Schuldner gemahnt und, bei erfolgloser Mahnung, die Einziehung des Betrages veranlasst werden,


2.5.1.2
sind die als Verzugsfolgen entstehenden Ansprüche (z. B. Mahngebühren, Verzugszinsen, Säumniszuschläge) zu erheben.


2.5.2
Als Einzahlungstag gilt bei


2.5.2.1
Überweisung oder Lastschrifteinzug der Tag des Eingangs auf dem Konto (Tag der Wertstellung) der für Zahlungen zuständigen Stelle,


2.5.2.2
Kartenzahlverfahren oder sonstigen elektronischen Zahlungssystemen der Tag der Akzeptanz,


2.5.2.3
Verrechnung im Wege der Aufrechnung der Tag, an dem sich die Forderungen aufrechenbar gegenüber stehen,


2.5.2.4
Zahlung in bar oder durch Zahlungsanweisung der Tag des Eingangs, bei Hingabe oder Übersendung von Schecks jedoch erst der dritte Tag nach dem Tag des Eingangs.


2.6


Einzahlungen sind auch ohne Anordnung anzunehmen, sofern dem Gründe nicht entgegenstehen. Die erforderliche Anordnung ist bei der zuständigen Stelle anzufordern.


2.7


Sofern die Einzahlung nicht gesichert ist (z. B. Basislastschriftverfahren, Kartenzahlverfahren, elektronische Zahlungssysteme, Übergabe von Schecks), darf eine Gegenleistung nur nach Abwägung des Ausfallrisikos erbracht werden.


3


3.1


Die zentralen Geldkonten des Landes werden von der Landeshauptkasse verwaltet.

 

3.2


Die Kassen haben täglich bei der Landeshauptkasse ihren Kassenbestand, soweit entbehrlich, abzuliefern oder bei Bedarf zu verstärken. Sie haben die Verwendung der Bestandsverstärkungen und der übrigen Einzahlungen monatlich nachzuweisen (Abrechnung).


3.3


3.3.1
Über jede Einzahlung in bar, durch Übergabe eines Schecks oder mittels Kartenzahlverfahren ist ein maschinell erstellter Kassenzettel, auf Verlangen eine Quittung (§ 368 BGB), auszuhändigen. Wird ein maschinelles Verfahren nicht eingesetzt, ist eine Quittung zu erteilen. Die Quittungsvordrucke sowie Regelungen über deren Verwaltung und Verwendung bedürfen der Einwilligung des für Finanzen zuständigen Ministeriums.


3.3.2
Über jede Auszahlung in bar, durch Übergabe eines Barschecks oder mittels Kartenzahlverfahren ist eine Quittung zu verlangen. Bei Zug-um-Zug-Geschäften genügt der übliche Kassenzettel.


4


4.1


4.1.1
Die Buchführung und die Belegung der Buchungen richten sich nach kameralistischen Grundsätzen. Die §§ 71a und 74 LHO bleiben unberührt.


4.1.2
Die Erfordernisse des § 71 Abs. 1 LHO sind erfüllt, wenn die Buchungen in der dort vorgesehenen Ordnung bis zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen dargestellt werden können. Einer Speicherung in dieser Ordnung bedarf es dann nicht.


4.2


4.2.1
Die Buchführung hat insbesondere den Zweck,


4.2.1.1
die Zahlungen und die sonstigen kassenmäßigen Vorgänge geordnet aufzuzeichnen,


4.2.1.2
Grundlagen für die Rechnungslegung zu schaffen,


4.2.1.3
die Steuerung des Haushaltsvollzugs zu unterstützen und


4.2.1.4
zeitnahe Angaben über die Ausführung der Haushaltspläne, für die Kosten- und Leistungsrechnung sowie für das Controlling bereitzustellen.


4.2.2
Die Buchführung über die Bewirtschaftungsvorgänge ist mit den im Zusammenhang mit der Anordnung gespeicherten Daten (Nr. 1.3 bis 1.5 und Nr. 6.5.2) vollzogen.


4.2.3
Bei der Buchführung über Zahlungen sind mindestens aufzuzeichnen

 

4.2.3.1
das Kennzeichen nach Nr. 1.3.3,


4.2.3.2
der Betrag,


4.2.3.3
der Einzahlungs- oder Wertstellungstag,


4.2.3.4
der Buchungstag,


4.2.3.5
die Buchungsstelle,


4.2.3.6
das Merkmal, das die für die Buchung verantwortliche Person eindeutig bezeichnet.


4.2.4
Werden in IT-Verfahren Zahlungen und Buchungen einzeln aufgezeichnet, so sind Verdichtungsergebnisse als Beitrag für die Abschlüsse und die Rechnungslegung zu erbringen.


4.2.5
Für die Aufzeichnung der buchungspflichtigen Vorgänge hat die Kasse das Titelbuch, das Verwahrungsbuch, das Vorschussbuch, das Abschlussbuch, das Abrechnungsbuch und gegebenenfalls ein Wertesachbuch zu führen.


4.2.6
Daneben hat die Kasse für jedes ihrer Konten bei Kreditinstituten ein Kontogegenbuch zu führen.


4.2.6.1
Im Kontogegenbuch sind alle Zahlungen zu buchen, die über das Konto abgewickelt werden, und zwar

 

4.2.6.1.1
die Aufträge der Kasse an Kreditinstitute für Gut- und Lastschriften mit den Summen der einzelnen Aufträge am Tage der Hingabe,

 

4.2.6.1.2
die Einzahlungen, die der Kasse vor Eingang des Kontoauszuges zur Kenntnis gelangen, bei Bekanntwerden,


4.2.6.1.3
die Gutschriften und Lastschriften laut Kontoauszug, vermindert um die nach den Nummern 4.2.6.1.1 und 4.2.6.1.2 bereits gebuchten Beträge, jeweils in einer Summe am Tage des Eingangs des Kontoauszuges.


4.2.6.2
Bei einem Kontoabgleich sind dem Bestand des Vortages laut Kontogegenbuch


4.2.6.2.1
hinzuzurechnen


die von der Kasse geleisteten und im vorliegenden Kontoauszug noch nicht nachgewiesenen Auszahlungen sowie die sich aus dem Kontoauszug ergebenden Gutschriften mit Ausnahme der eigenen Zuführungen,


4.2.6.2.2
abzuziehen


die noch nicht gutgeschriebenen eigenen Zuführungen, die Gutschriften nach Nr. 4.2.6.1.2, die Belastungen im Lastschriftverfahren, die Buchungsgebühren und andere noch nicht bekannte Belastungen.


4.2.7
Das für Finanzen zuständige Ministerium kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof bestimmen, dass weitere Bücher geführt werden.


4.3


Ein Beleg ist eine Unterlage in elektronischer Form oder Papierform, auf der ein Geschäftsvorfall und die Auswirkungen, die seine Buchung auslösen, beschrieben sind. Dazu zählen Kassenanordnungen, Anlagen und begründende Unterlagen (z. B. Kostenrechnungen über Lieferungen und Leistungen, Verträge, Festsetzungen, Erlasse, Bescheide). Belege im Sinne der VV sind auch die in einem IT-Verfahren erzeugten Arbeitsablaufunterlagen sowie


4.3.1
Kontogegenbücher mit Belegen und ggf. Zahlungsnachweisungen und ggf. weitere von den für Zahlungen zuständigen Stellen zu führende Bücher,


4.3.2
Anordnungen und Anschreibungen über die Annahme und Auslieferung von Wertgegenständen (Nr. 7),


4.3.3
Tagesabschlüsse, Anschreibungen und die dazugehörigen Unterlagen bei den für Zahlungen zuständigen Stellen.


4.4


4.4.1
Zur Kontrolle der Buchführung hat die Kasse einen Tagesabschluss zu erstellen. Hierzu sind der Sollbestand und der Istbestand zu ermitteln. Der Unterschiedsbetrag zwischen allen gebuchten Einzahlungen und Auszahlungen (Sollbestand) muss beim Tagesabschluss der Summe aus dem Bestand an Bargeld und den Beständen auf den Konten bei Kreditinstituten unter Berücksichtigung der gebuchten, aber noch nicht gezahlten Beträge (Istbestand) entsprechen. Besteht keine Übereinstimmung, so ist ein Fehlbetrag als Vorschuss, ein Überschuss als Verwahrung zu buchen; die Differenzbeträge sind unverzüglich aufzuklären und abzuwickeln.


4.4.2
Die Richtigkeit des Tagesabschlusses ist durch die Kassenleiterin/den Kassenleiter und die Leiterin/den Leiter des Aufgabengebiets Zahlungsverkehr zu bescheinigen.


4.5


4.5.1
Zum Jahresabschluss haben die für Zahlungen zuständigen Stellen abzurechnen (Nr. 3.2).


4.5.2
In die Buchführung des Folgejahres sind zu übernehmen


4.5.2.1
die Kassenreste,


4.5.2.2
die weiter geltenden Bewirtschaftungsvorgänge (z. B. Daueranordnungen),

 

4.5.2.3
die nicht abgewickelten Verwahrungen und Vorschüsse,


4.5.2.4
die nicht abgerechneten Bestände aus Verstärkungen und Ablieferungen nach Nr. 3.2,

 

4.5.2.5
die Bestände an Kassenmitteln, die nicht für Auszahlungen für das Land bestimmt sind,


4.5.2.6
das kassenmäßige Jahresergebnis nach § 82 Nr. 1 Buchst. c LHO.


4.5.3
Die Bestände aus Nr. 4.5.2.3 bis Nr. 4.5.2.5 sind nur zu übernehmen, wenn sie nach Haushaltsjahren getrennt nachgewiesen werden.


4.5.4
Das Nähere zur Durchführung des Abschlusses einschließlich der Behandlung von Unrichtigkeiten regelt das für Finanzen zuständige Ministerium mit dem Rundschreiben zum Jahresabschluss.


4.6


4.6.1
Die Rechnungslegung hat den Zweck, alle Einnahmen und Ausgaben für die Haushaltsrechnung und die Rechnungsprüfung darzustellen.


4.6.2
Rechnungsunterlagen sind die abgeschlossenen Bücher, die dazu gehörenden Belege sowie die daraus abgeleiteten Rechnungsnachweisungen.


4.6.3
Die Rechnungslegung ist Aufgabe der Kasse. Andere Stellen, die für das Aufbewahren der Belege zuständig sind, haben bei der Rechnungslegung mitzuwirken.


4.6.4
Den Inhalt und die Form von Rechnungsunterlagen sowie ihre Vorlage beim Rechnungshof bestimmt das für Finanzen zuständige Ministerium im Einvernehmen mit dem Rechnungshof (siehe Anlage 4).


4.6.5
Bei der Aufstellung der Haushaltsrechnung wirken die für die Einzelpläne zuständigen Stellen mit. Die Einzelrechnungen (vgl. Anlage 4 Nr. 1) sollen spätestens bis zum 1. April des folgenden Haushaltsjahres fertig gestellt und für die Rechnungsprüfung bereitgehalten werden. Das Nähere regelt das für Finanzen zuständige Ministerium mit dem jährlichen Rundschreiben zur Aufstellung der Haushaltsrechnung.


4.7


Aufbewahrungspflichtige Unterlagen im Sinne der VV sind die Unterlagen in elektronischer Form oder in Papierform, die zum Verständnis der Buchführung und zur ordnungsgemäßen Rechnungslegung erforderlich sind. Die Aufbewahrung von Unterlagen ist in der Anlage 5 BüdA-HKR geregelt.


4.8


4.8.1
Grundsätze


4.8.1.1
Landesbetriebe, die nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung verfahren, haben für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung unbeschadet der handels-, gesellschafts- und steuerrechtlichen Vorschriften die nachstehenden Bestimmungen zu beachten. Dies gilt auch für Einrichtungen des Landes, die wie Landesbetriebe behandelt werden und die kaufmännische doppelte Buchführung anwenden.


4.8.1.2
Landesbetriebe, die nicht nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung verfahren, haben die VV mit Ausnahme der Nr. 4.8.2 zu beachten.

 

4.8.2
Buchführung, Rechnungslegung und Prüfung


4.8.2.1
Die Landesbetriebe haben die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung zu beachten.


4.8.2.2
Landesbetriebe haben zum Ende des Geschäftsjahres einen Jahresabschluss und einen Lagebericht in entsprechender Anwendung der Bestimmungen des dritten Buches des Handelsgesetzbuchs für große Kapitalgesellschaften aufzustellen. Mit Zustimmung des für Finanzen zuständigen Ministeriums kann in begründeten Einzelfällen von den Bestimmungen des HGB für große Kapitalgesellschaften abgewichen werden. Der Jahresabschluss besteht aus der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung und dem Anhang.


4.8.2.3
Der Jahresabschluss ist in entsprechender Anwendung des § 264 Abs. 1 Satz 1 HGB innerhalb der ersten drei Monate des dem Geschäftsjahr folgenden Geschäftsjahres aufzustellen und der zuständigen Ministerin/dem zuständigen Minister vorzulegen. In begründeten Einzelfällen kann eine Fristverlängerung bis zu drei Monaten genehmigt werden. Das zuständige Ministerium sendet dem für Finanzen zuständigen Ministerium innerhalb von acht Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres den geprüften und festgestellten Jahresabschluss zu.


4.8.2.4
Über die Verwendung des Jahresergebnisses oder die Abdeckung des Jahresfehlbetrages entscheidet das zuständige Ministerium im Einvernehmen mit dem für Finanzen zuständigen Ministerium.


4.8.2.5
Das zuständige Ministerium kann anordnen, dass der Landesbetrieb nach Maßgabe des § 90 Aktiengesetz Berichte zu erstatten hat.


4.8.2.6
Die für Zahlungen und Buchungen zuständigen Stellen des Landesbetriebes sind mindestens einmal jährlich unvermutet zu prüfen. Für die Prüfung gilt die Nr. 4 der Anlage 2 sinngemäß mit Ausnahme der Nr. 4.2.3.1.


4.8.2.7
Jahresabschluss und Lagebericht sind durch das jährlich durch das zuständige Ministerium mit Einwilligung des für Finanzen zuständigen Ministeriums zu bestimmende Wirtschaftsprüfungsunternehmen zu prüfen. Dabei sind insbesondere auch die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung und die wirtschaftlichen Verhältnisse nach § 53 Haushaltsgrundsätzegesetz zu prüfen.


4.8.2.8
Für die Aufbewahrung der Bücher, Belege und sonstigen Unterlagen gilt die Anlage 5, Bestimmungen über die Aufbewahrung (BüdA-HKR).


5

 

5.1


Für Zahlungen zuständige Stellen sind


5.1.1
die Landeshauptkasse,


5.1.2
die Landesoberkasse,


5.1.3
die Landesfinanzkasse,


5.1.4
die Landesjustizkasse,


5.1.5
die Landeshochschulkasse und


5.1.6
die Zahlstellen, die mit Einwilligung des für Finanzen zuständigen Ministeriums eingerichtet werden können.


Die Einrichtung, die Aufgaben und das Verwaltungsverfahren der Zahlstellen richten sich nach den Zahlstellenbestimmungen (Anlage 3 ZBest). Die Änderung oder Ergänzung der bei der Einrichtung von Zahlstellen festgelegten Aufgaben bedarf der Einwilligung des für Finanzen zuständigen Ministeriums.


5.2


Außerhalb der Räumlichkeiten der für Zahlungen zuständigen Stellen dürfen Einzahlungen durch Übergabe von Bargeld und Schecks sowie mittels elektronischer Kartenzahlverfahren nur von Bediensteten angenommen werden, die hierzu besonders ermächtigt worden sind. Das zuständige Ministerium regelt das Nähere mit Einwilligung des für Finanzen zuständigen Ministeriums. Die Ermächtigten haben ihren Dienstausweis mitzuführen und auf Verlangen vorzuzeigen.


5.3


5.3.1
Die Leiterin oder der Leiter der Kasse und ihre oder seine Vertretung werden von der Dienststelle bestellt, bei der die Kasse besteht. Soweit nichts anderes bestimmt ist, haben die Leiterin oder der Leiter der Kasse die Organisation der Kasse zu regeln.


5.3.2
Einrichtung der Kasse


In der Kasse sind mindestens getrennte Aufgabengebiete für den Zahlungsverkehr und die Buchführung einzurichten.


5.4


Die Maßnahmen zur Sicherung der für Zahlungen zuständigen Stelle einschließlich des Transports von Zahlungsmitteln regelt die Leiterin/der Leiter der Dienststelle, bei der die für Zahlungen zuständige Stelle besteht.

 

6


6.1

 

6.1.1
Bei der Entwicklung und dem Betrieb von IT-Verfahren für


6.1.1.1
die Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln,


6.1.1.2
Anordnungen,


6.1.1.3
Zahlungen,


6.1.1.4
Geldverwaltung und Abrechnung,


6.1.1.5
Buchführung, Belegung der Buchungen, Abschlüsse und Rechnungslegung


sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung bei Einsatz von IT-Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (GoBIT-HKR – Anlage 8) und die folgenden allgemeinen Grundsätze bei der Erfassung, Verarbeitung, Ausgabe und Aufbewahrung der buchführungs- und rechnungsrelevanten Daten (Buchungen) zu erfüllen:


Vollständigkeit (§ 239 Abs. 2 HGB)


Richtigkeit (§ 239 Abs. 2 HGB)


Zeitgerechtheit (§ 239 Abs. 2 HGB)


Ordnung (§ 239 Abs. 2 HGB)


Nachvollziehbarkeit (§ 238 Abs. 1 HGB) und


Unveränderlichkeit (§ 239 Abs. 3 HGB)


Dies gilt auch für IT-Verfahren, in denen Daten für die Erhebung von Einnahmen und die Leistung von Ausgaben erzeugt und an Verfahren nach Satz 1 übergeben werden.


6.1.2
Es ist eine auf Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung bezogene Verfahrensdokumentation einschließlich einer Gefährdungsanalyse und eines Sicherheitskonzeptes unter Berücksichtigung der Nr. 6.3 und Nr. 6.4 zu erstellen. Für die Erstellung ist das für den Einsatz des IT-Verfahrens zuständige Ministerium verantwortlich. Die Regelung im IT-Grundschutzkatalog des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik bleiben davon unberührt.

 

6.2


Für jedes IT-Verfahren muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse beim Einsatz des IT-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Der Umfang der im Einzelfall erforderlichen Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis des IT-Verfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist. Die Beschreibung des Verfahrensablaufs in der Dokumentation muss so verständlich sein, dass das Verfahren für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar ist. Die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten IT-Verfahrens.

 

6.3


6.3.1
In einer Gefährdungsanalyse sind die Risiken zu ermitteln und zu bewerten. Dabei sind die durch Fehler und Missbrauch bedingten haushaltswirtschaftlichen Auswirkungen gegen die zusätzlichen Ausgaben zur Erhöhung der Verfahrenssicherheit abzuwägen. Die Einführung und die wesentliche Änderung eines automatisierten Verfahrens sind nur zulässig, soweit derartige Gefahren durch technische und organisatorische Maßnahmen wirksam beherrscht werden können. Ein im Ergebnis der Gefährdungsanalyse festgestelltes Restrisiko ist zu dokumentieren.


6.3.2
Bei der Bewertung sind höhere Risiken insbesondere dann anzunehmen, wenn


6.3.2.1
Geschäftsvorfälle zu wiederkehrenden Zahlungen führen und im voraussichtlichen Anspruchszeitraum den Betrag von 7 500 Euro übersteigen,


6.3.2.2
Geschäftsvorfälle zu Zahlungen auf unbestimmte Zeit führen,


6.3.2.3
Einmalzahlungen den Betrag von 2 500 Euro übersteigen,


6.3.2.4
auf Forderungen verzichtet wird (z. B. durch Erlass),


6.3.2.5
Verwahrgelder ausgezahlt werden,


6.3.2.6
Beträge als Vorschüsse gezahlt werden.


6.3.3
Bei der Bewertung ist auch zu berücksichtigen, ob im Rahmen der Bearbeitung festgestellte Mängel erfasst und ausgewertet werden.

 

6.4


Im Sicherheitskonzept sind die Einzelheiten zur Abgrenzung der Verantwortlichkeiten (Nr. 1.2) und die weiteren Maßnahmen darzustellen. Dabei ist zu bestimmen, ob und unter welchen Voraussetzungen


6.4.1
zwei oder mehr Personen maßgeblich an einem einzelnen der in Nr. 6.1.1 genannten Geschäftsvorfälle zu beteiligen sind,


6.4.2
die Befugnis zur Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit ausgeübt werden darf und wer Anordnungsberechtigte oder Anordnungsberechtigter sein soll,


6.4.3
in Ausnahmefällen nur eine Person den Geschäftsvorfall bearbeitet,


6.4.4
vollautomatisierte Verfahrensabläufe ohne Beteiligung einer Person Anwendung finden,


6.4.5
zusätzlich Prüfverfahren einzusetzen sind,


6.4.6
weitere Sicherungsmaßnahmen, z. B. die Verschlüsselung der Übertragungswege der Daten, zu treffen sind,


6.4.7
Änderungen einer Anordnung vorgenommen werden dürfen.


6.5


6.5.1
Die oder der Beauftragte für den Haushalt hat die im Sicherheitskonzept (Nr. 6.4) festgelegten Befugnisse verantwortlichen Personen zuzuweisen, sofern sie/er diese Befugnisse nicht selbst wahrnimmt. Die/Der Beauftragte für den Haushalt bestellt die Administratorin/den Administrator für das Bewirtschaftungsverfahren. Die Administratorin/der Administrator darf nicht anordnungsberechtigt sein. Die Befugnisse sind von der Administratorin oder dem Administrator im System zu hinterlegen.

 

6.5.2
Die an einem einzelnen Geschäftsvorfall nach Nr. 6.1.1 Beteiligten und der Umfang der von ihnen jeweils wahrgenommenen Verantwortung sind programmgesteuert mit Datum und gegebenenfalls Uhrzeit eindeutig identifizierbar und dauerhaft zu dokumentieren. Geben Beteiligte nicht unmittelbar Daten in ein IT-Verfahren ein, ist die Wahrnehmung der Verantwortlichkeiten nach Nr. 2.2.1 der Anlage 2 zu bescheinigen.


6.6


6.6.1
Das für Finanzen zuständige Ministerium und der Rechnungshof sind über beabsichtigte Verfahren nach Nr. 6.1.1 so rechtzeitig zu unterrichten, dass sie gegebenenfalls die Gestaltung der Verfahren beeinflussen können.


6.6.2
Sollen Verfahren nach Nr. 6.1.1 eingesetzt oder wesentlich geändert werden, bedarf es der Einwilligung des für Finanzen zuständigen Ministeriums. Das für Finanzen zuständige Ministerium hat das Einvernehmen mit dem Rechnungshof herbeizuführen.


6.6.3
Für die Einwilligung sind die Verfahrensdokumentation sowie die Gefährdungsanalyse und das Sicherheitskonzept vorzulegen.


6.6.4
Dem für Finanzen zuständigen Ministerium und dem Rechnungshof ist Gelegenheit zu geben, am Test des Verfahrens teilzunehmen.

 

7

 

7.1
Geldforderungen sind alle geldwerten Ansprüche aus Darlehen des Landes.


7.2
Über den Bestand und die Veränderungen bei Grund- und Kapitalvermögen (einschließlich der Geldforderungen, s. Anlage 6) sowie über die Schulden werden von dem für Finanzen zuständigen Ministerium als dem für das Landesvermögen zuständigen Ministerium jährlich entsprechende Nachweise geführt.


7.3
Gegenstände mit einem Anschaffungswert von mindestens 800 EUR (ohne Umsatzsteuer) sind von den, den Bestand verwaltenden Dienststellen in geeigneter Weise mit Darstellung von Zu- und Abgängen genau zu verzeichnen. Dabei sind die Vorgaben der zuständigen Ressorts zu beachten. Durch diese ist auch ein Verfahren zu regeln, mit dem die sachgerechte Führung der Bestandsverzeichnisse geprüft wird.


8


8.1
Grundsätze


8.1.1
Zu verwahrende Wertgegenstände sind Wertpapiere und sonstige Urkunden, Kostbarkeiten (§ 372 BGB und § 5 der Hinterlegungsordnung) sowie Sicherheiten, die nicht in Bargeld geleistet wurden. Die Prüfung, ob ein Gegenstand als Wertgegenstand zu behandeln ist, obliegt der anordnenden Stelle.


8.1.2
Die Bestimmungen für das Anordnungsverfahren, die Erteilung von Quittungen und die Führung von Büchern sind sinngemäß anzuwenden.


8.1.3
Die Verwahrung von Wertgegenständen ist Aufgabe der Kasse.


Die für die Verwaltung der Wertgegenstände bei den Finanzämtern getroffenen Regelungen bleiben unberührt; das Gleiche gilt für gerichtliche Werthinterlegungen und beschlagnahmte sowie sonstige sichergestellte Gegenstände.


8.1.4
Die Buchführung über Wertgegenstände umfasst den Nachweis der Anordnungen sowie den Nachweis der Einlieferung und Auslieferung von Wertgegenständen.


9


9.1


Die laufende Prüfung ist Bestandteil des in den GoBIT-HKR beschriebenen Internen Kontrollsystems (IKS). Die Zuständigkeiten, der Umfang und das Verfahren der Prüfung sind in der nach Nr. 6.2 zu erstellenden Verfahrensdokumentation darzustellen.


Die darüber hinaus vorzunehmende unvermutete Prüfung hat nach den Bestimmungen der Nr. 4 der Anlage 2 zu Nr. 10.2 (manuelles Verfahren) zu erfolgen.


9.2


Das zuständige Ministerium erlässt die Bestimmungen für die Prüfung der für die Verwaltung von beweglichem Vermögen zuständigen Stellen.  Die Verwaltung des beweglichen Vermögens ist spätestens alle zwei Jahre durch eine mit der Bestandsverwaltung nicht befasste Person zu prüfen.


9.3


Die Verwaltung und die Aufbewahrung der Wertgegenstände sind stichprobenweise zu prüfen. Nr. 9.2 Satz 2 findet entsprechende Anwendung.


10


10.1


Für die beim Inkrafttreten der VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung bereits in Betrieb befindlichen IT-Verfahren finden die Bestimmungen der Nr. 6 keine Anwendung. Es gelten die HKR-ADV-Best. nach dem Rundschreiben des Ministeriums der Finanzen vom 19. Juli 1988 – 611 10 – 4210 – (MinBl. S. 311) – vgl. Anlage 7 – i. V. m. der VV-LHO vom 20. Januar 1983 (MinBl. S. 82), zuletzt geändert durch VV vom 20. Dezember 2002 (MinBl. 2003 S. 22), in der bis zum 31. Dezember 2008 geltenden Fassung und ab 1. Januar 2009 die Bestimmungen der VV zu den §§ 70 bis 80 LHO (Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung) vom 20. Oktober 2008 (MinBl. 2009 S. 18).

 

10.2


Soweit für die Geschäftsvorfälle nach Nr. 6.1.1 IT-Verfahren nicht eingesetzt werden, sind die vorstehenden Bestimmungen analog und zusätzlich die Bestimmungen der Anlage 2 anzuwenden; dies gilt auch für manuelle Tätigkeiten, die vor der Erfassung von Geschäftsvorfällen nach Nr. 6.1.1 in automatisierten Verfahren vorzunehmen sind.


11


Die datenschutzrechtlichen Vorschriften dieser Verwaltungsvorschrift und seiner Anlagen finden keine Anwendung, soweit das Recht der Europäischen Union, im Besonderen die Verordnung (EU) 2016/679 in der jeweils geltenden Fassung, unmittelbar gilt. Auf die ergänzenden Vorschriften des Landesdatenschutzgesetzes wird verwiesen.


12


Diese Verwaltungsvorschrift tritt am 1. Januar 2019 in Kraft.


Anlage


Anlagen (nichtamtliches Verzeichnis)

Anlage 1: Bestimmungen über Bargeld und Schecks

Anlage 2: Zusätzliche Bestimmungen für manuelle Verfahren

Anlage 2a: HKR 01 - Unterschriftsmitteilung

Anlage 2b: HKR 11 - Einzel-/Sammel-Annahmeanordnung für einmalige Einzahlungen

Anlage 2c: HKR 11.1 - Zusammenstellung einmaliger Einzahlungen (Anlage zur Sammel-Annahmeanordnung HKR 11)

Anlage 2d: HKR 12 - Dauer-Annahmeanordnung für wiederkehrende Einzahlungen

Anlage 2e: HKR 21 - Einzel-/Sammel-Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen

Anlage 2f: HKR 21.1 - Zusammenstellung einmaliger Auszahlungen (Anlage zur Sammel-Auszahlungsanordnung HKR 21)

Anlage 2g: HKR 21.2 - Zusammenstellung einmaliger Auszahlungen (Anlage zur Einzel-Auszahlungsanordnung HKR 21 bei Abrechnungsvorgängen)

Anlage 2h: HKR 22 - Dauer-Auszahlungsanordnung für wiederkehrende Auszahlungen

Anlage 2i: HKR 23 - Auszahlungsanordnung für fremde Währung

Anlage 2j: HKR 31 - Umbuchungs-/Verrechnungsanordnung

Anlage 2k: HKR 32 - Änderungsanordnung

Anlage 2l: HKR 33 - Auszahlungs-/Annahme-Anordnung für Abschlagsauszahlungen und Schlusszahlungen

Anlage 2m: HKR 34 - Kasseninterner Auftrag

Anlage 2n: HKR 41 - Einlieferungsanordnung für Wertgegenstände

Anlage 2o: HKR 42 - Auslieferungsanordnung für Wertgegenstände

Anlage 3: Zahlstellenbestimmungen (ZBest)

Anlage 4: Rechnungslegung über Einnahmen und Ausgaben des Landes

Anlage 5: Bestimmungen über die Aufbewahrung von Unterlagen im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Landes RheinlandPfalz (BüdA-HKR)

Anlage 6: Abwicklung und Nachweis von Geldforderungen

Anlage 7: Einsatz automatisierter Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (HKR-ADV-Best.)

Anlage 8: Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung bei Einsatz von IT-Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (GoBIT-HKR)