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Vorschrift
Normgeber:Ministerium der Finanzen
Erlassdatum:16.11.2018
Fassung vom:16.11.2018
Gültig ab:01.01.2019
Gültig bis:31.12.2023
Quelle:juris Logo
Gliederungs-Nr:6300
Vollzug der Landeshaushaltsordnung (VV-LHO); hier: Bestimmungen zu den §§ 70 bis 80 LHO (Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung) - Anlage 7: Einsatz automatisierter Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (HKR-ADV-Best.)

Zum Hauptdokument : Vollzug der Landeshaushaltsordnung (VV-LHO); hier: Bestimmungen zu den §§ 70 bis 80 LHO (Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung)



Anlage 7
(zu Nummer 10.1)



Einsatz automatisierter Verfahren im
Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen
(HKR-ADV-Best.)



Rundschreiben des Ministeriums der Finanzen
– 611 10 – 4210 –
vom 19. Juli 1988 (MinBl. S. 311)



Inhaltsverzeichnis



1
Geltungsbereich


2
Unterrichtung, Einwilligungsverfahren


3
Mindestanforderungen


4
Verfahrenstest


5
Dokumentation


6
Abgrenzung der Aufgaben- und Verantwortungsbereiche


7
Datenermittlung und Datenerfassung


8
Datenverarbeitung


9
Datenfernübertragung


10
Übertragung von Aufgaben auf Stellen außerhalb der Landesverwaltung


11
Inkrafttreten


Auf Grund der §§ 5 und 79 Abs. 3 der Landeshaushaltsordnung für Rheinland-Pfalz vom 20. Dezember 1971 (GVBI. 1972 S. 2) wird im Einvernehmen mit dem Ministerium des Innern und für Sport und dem Rechnungshof RheinlandPfalz sowie im Benehmen mit den übrigen obersten Landesbehörden Folgendes bestimmt:

 

1


Für automatisierte Verfahren im Bereich des Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesens, insbesondere für die Berechnung und Festsetzung von Zahlungen, Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln, Erteilung von Kassenanordnungen, Zahlbarmachung, Buchführung oder Rechnungslegung, gelten die nachfolgenden Bestimmungen. Bestimmungen über die Organisation der automatischen Datenverarbeitung, die Planung und Durchführung von Automationsverfahren, über den Datenschutz und die Datensicherung bleiben unberührt.


2


2.1
Der Finanzminister und der Rechnungshof sind über beabsichtigte Verfahren nach Nr. 1 so rechtzeitig zu unterrichten, dass sie gegebenenfalls die Gestaltung der Verfahren beeinflussen können.

 

2.2
Sollen Verfahren nach Nr. 1 eingesetzt oder wesentlich geändert werden, so bedarf es der Einwilligung des Finanzministers, soweit durch diese Verfahren die Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln, Erteilung von Kassenanordnungen, Zahlbarmachung, Buchführung oder Rechnungslegung berührt werden; gegebenenfalls hat der Finanzminister das Einvernehmen mit dem Rechnungshof herbeizuführen. Für die Einwilligung ist insbesondere eine allgemein verständliche Beschreibung des Automationsvorhabens mit den Entwürfen der erforderlichen Dienstanweisungen vorzulegen. Außerdem muss die Verfahrensdokumentation vorliegen. Die Verantwortung des zuständigen Ministers für die Wirtschaftlichkeit, Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit des Verfahrens, insbesondere für die Richtigkeit der Programme, bleibt unberührt.


2.3
Der Unterrichtung und der Einwilligung bedarf es auch, wenn Verfahren oder Verfahrensteile aus anderen Bereichen übernommen oder wenn die Entwicklung oder die Anwendung von Verfahren oder Verfahrensteilen auf Stellen außerhalb der Landesverwaltung übertragen werden sollen.


3

 

3.1
Bei der Durchführung der Verfahren nach Nr. 1 ist sicherzustellen, dass


3.1.1
nur dokumentierte, freigegebene und gültige Programme verwendet werden,


3.1.2
die Richtigkeit und Vollständigkeit der Datenerfassung und der Datenverarbeitung durch organisatorische und programmierte Kontrollen (z. B. durch Prüferfassung, Kontrollsummen, Plausibilitätskontrollen, Prüfziffern) gewährleistet sind,


3.1.3
die Zugangs- und Zugriffskontrolle gewährleistet ist und in den Arbeitsablauf nicht unbefugt eingegriffen werden kann,


3.1.4
jede Veränderung von Dateien nachvollziehbar ist; tritt die Veränderung durch das Ergebnis einer Kumulierung von Datensätzen ein, so muss auch diese nachvollziehbar sein,


3.1.5
Vorkehrungen gegen einen Verlust und eine unbefugte Veränderung oder Verwendung der gespeicherten Daten (Dateien und Verarbeitungsprogramme) getroffen sind,

 

3.1.6
die Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der am Verfahren Beteiligten festgelegt und gegeneinander abgegrenzt sind (Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche ergeben sich insbesondere aus den §§ 9, 34, 70, 71, 77 und 79 LHO sowie der VV dazu) und


3.1.7
die gespeicherten Daten bis zum Ablauf der für die Bücher oder Belege vorgeschriebenen Aufbewahrungszeit in dem für Informations- und Prüfungszwecke erforderlichen Umfang jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist ausgedruckt oder auf sonstige Weise visuell lesbar gemacht werden können.


3.2
Werden Belege durch maschinell lesbare Datenträger ersetzt (Nr. 1.4 zu § 75 VV-LHO), so muss über die Anforderungen nach Nr. 3.1 hinaus sichergestellt sein, dass deren Inhalt bis zum Ablauf der für die Belege vorgeschriebenen Aufbewahrungszeit jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist ausgedruckt oder auf sonstige Weise visuell lesbar gemacht werden kann.


4


Bei den Verfahren, die nach Nr. 2.2 der Einwilligung des Finanzministers bedürfen, ist ihm oder den von ihm beauftragten Stellen sowie dem Rechnungshof Gelegenheit zu geben, sich am Test neuer oder geänderter Verfahren zu beteiligen.


5


5.1
Automatisierte Verfahren sind über alle Stufen der Verfahrensentwicklung zu dokumentieren.


5.2
Die Dokumentation muss enthalten


5.2.1
Auftrag, Aufgabenstellung und Aufgabenbeschreibung,


5.2.2
Dateibeschreibung (z. B. Datei-/Satzaufbau), gegebenenfalls Muster der Ausdrucke und der Vordrucke,


5.2.3
Kennziffern-, Schlüssel-, Abkürzungs- und Symbolverzeichnisse,


5.2.4
Funktionsdiagramm, Funktionsbeschreibung, soweit die Verständlichkeit des Verfahrens bzw. Programms nicht auf andere Weise gesichert ist,


5.2.5
Aufzeichnung der Quellenprogramme mit Umwandlungslisten,


5.2.6
Beschreibung der vorgesehenen Kontrollen im Verfahren,


5.2.7
Beschreibung der Maßnahmen zur Datensicherung und zum Datenschutz,


5.2.8
Testfälle – gegebenenfalls Verfahrenstest – mit Ergebnissen,


5.2.9
förmliche Freigabe,


5.2.10
Nachweis der Änderungen des Verfahrens.


5.3
Weitere Einzelheiten der Dokumentation sind durch Dienstanweisung zu regeln.


5.4
Die Dokumentation ist gegen Verlust, Beschädigung und den Zugriff Unbefugter gesichert aufzubewahren.

 

5.5
Werden für die Berechnung und Festsetzung von Zahlungen, Erteilung von Kassenanordnungen, Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln oder Zahlbarmachung automatisierte Verfahren eingesetzt, beträgt die Aufbewahrungszeit für die Dokumentation solcher Verfahren oder Verfahrensteile, die nicht mehr eingesetzt werden, sechs Jahre.

 

5.6
Werden für die Buchführung oder Rechnungslegung automatisierte Verfahren eingesetzt, beträgt die Aufbewahrungszeit für die Dokumentation solcher Verfahren oder Verfahrensteile, die nicht mehr eingesetzt werden, zehn Jahre.


5.7
Erstreckt sich die Dokumentation von Verfahren oder Verfahrensteilen sowohl auf die in Nr. 5.5 als auch auf die in Nr. 5.6 ausgeführten Bereiche, so gilt die Aufbewahrungszeit nach Nr. 5.6.


5.8
Die Aufbewahrungszeit beginnt mit Ablauf des Haushaltsjahres, in dem die Verfahren oder Verfahrensteile letztmalig eingesetzt worden sind.


6


Die Abgrenzung der Aufgaben- und Verantwortungsbereiche der an automatisierten Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen Beteiligten (Nr. 3.1.6) ist durch Dienstanweisung zu regeln. Grundsätzlich sind mindestens die Bereiche Datenermittlung, Datenerfassung und Datenverarbeitung gegeneinander abzugrenzen. Erledigt eine Person in Verfahren, die zu Zahlungen führen, Aufgaben aus mehr als einem dieser Bereiche, oder ist im Bereich Datenverarbeitung die Trennung nach den Funktionsbereichen Systemprogrammierung, Verfahrensentwicklung und -pflege, Arbeitsvorbereitung, Verarbeitung, Arbeitsnachbereitung und Archivierung nicht möglich, so sind zusätzliche Sicherungsmaßnahmen erforderlich.


7


7.1
Der Bereich Datenermittlung ist für die richtige und vollständige Ermittlung der Daten verantwortlich. Durch Dienstanweisung ist mindestens zu regeln,


7.1.1
inwieweit und in welcher Form die Richtigkeit von Erfassungs- oder Eingabebelegen, die nicht bereits als Zahlungsanordnungen, deren Anlagen oder begründende Unterlagen nach Nummern 11 bis 19 zu § 70 VV-LHO festgestellt sind, zu bescheinigen ist und


7.1.2
inwieweit und in welcher Form der Transport von Erfassungs- oder Eingabebelegen durch Arbeitsablaufbelege zu sichern ist.


7.2
Der Bereich Datenerfassung ist für die gesicherte, richtige und vollständige Erfassung der zu verarbeitenden Daten verantwortlich. Die richtige und vollständige Erfassung ist zu bescheinigen und durch geeignete Prüfungen zu sichern. Werden die Datenermittlung und die Datenerfassung von einer Person vorgenommen, so ist in diese Prüfungen auch die Datenermittlung einzubeziehen. In Verfahren, die zu Zahlungen führen, sind die Prüfungen vor der Festsetzung oder Zahlbarmachung durchzuführen. Das Nähere über die Art der Sicherung, der Erfassung und der Bescheinigung sowie über die Art und den Umfang der Prüfung ist durch Dienstanweisung zu regeln.


7.3
Der Bereich Datenerfassung hat den Transport von maschinell lesbaren Datenträgern durch Begleitbelege zu sichern. Das Nähere ist durch Dienstanweisung zu regeln.


7.4
Führt die Erfassung zur Direktverarbeitung der Daten, so sind Regelungen der Zugriffskontrolle (z. B. Benutzererkennung, Passwort, Abstufung der Zugriffsberechtigung) zu treffen. Die Zugriffe sind zu protokollieren. Das Nähere über die Zugriffskontrolle und die Protokollierung der Zugriffe ist durch Dienstanweisung zu regeln.


8


8.1
Der Bereich Datenverarbeitung ist für die ordnungsgemäße Verarbeitung der Daten verantwortlich, insbesondere für


8.1.1
die richtige und vollständige Übernahme der Daten zur Verarbeitung,


8.1.2
die richtige und vollständige technische Durchführung der Verarbeitung mit freigegebenen und gültigen Programmen,


8.1.3
die Wiederholbarkeit der Verarbeitung im Falle nicht einwandfreier Arbeitsergebnisse,


8.1.4
die vollständige Durchführung der ihm obliegenden organisatorischen und sonstigen Kontrollen,


8.1.5
die Sicherung der Datenbestände und der Programme gegen Verlust, unzulässige Weitergabe, unbeabsichtigte und unbefugte Veränderung oder Verwendung durch technische und organisatorische Maßnahmen und


8.1.6
die richtige und vollständige Weiterleitung der Arbeitsergebnisse.


8.2
Die ordnungsgemäße Verarbeitung der Daten ist zu bescheinigen. Die Bescheinigung schränkt die Verantwortung anderer Stellen für die Richtigkeit der Arbeitsergebnisse entsprechend ein; sie ist gegebenenfalls eine Teilbescheinigung nach Nr. 19.1 zu § 70 VV-LHO.


8.3
Der Transport von maschinell lesbaren Datenträgern und die Abgabe von Arbeitsergebnissen sind durch Begleitbelege oder auf andere Weise zu sichern.


8.4
Das Nähere über die Sicherung des Arbeitsablaufs und die Maßnahmen im Störungsfall ist durch Dienstanweisung zu regeln.


9


9.1
Bei Datenfernübertragung ist sicherzustellen, dass


9.1.1
die Daten richtig und vollständig gesendet und empfangen werden,


9.1.2
die Übertragung von Daten wiederholt werden kann und


9.1.3
die Daten von Sende- und Empfangsdateien visuell lesbar gemacht werden können.


9.2
Die zur Sicherung erforderlichen Maßnahmen sind durch Dienstanweisung festzulegen.


10


Werden Verfahren nach Nr. 1 ganz oder teilweise auf Stellen außerhalb der Landesverwaltung zur Durchführung übertragen, so ist sicherzustellen, dass diese Bestimmungen beachtet werden.


11


Dieses Rundschreiben tritt am Tage nach der Veröffentlichung in Kraft. Gleichzeitig tritt das Rundschreiben vom 10. Dezember 1980 (MinBl. 1981 S. 29) außer Kraft.