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Vorschrift
Normgeber:Ministerium der Finanzen
Erlassdatum:16.11.2018
Fassung vom:16.11.2018
Gültig ab:01.01.2019
Gültig bis:31.12.2023
Quelle:juris Logo
Gliederungs-Nr:6300
Vollzug der Landeshaushaltsordnung (VV-LHO); hier: Bestimmungen zu den §§ 70 bis 80 LHO (Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung) - Anlage 3: Zahlstellenbestimmungen (ZBest)

Zum Hauptdokument : Vollzug der Landeshaushaltsordnung (VV-LHO); hier: Bestimmungen zu den §§ 70 bis 80 LHO (Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung)



Anlage 3
(zu Nummer 5.1.6)



Zahlstellenbestimmungen (ZBest)



Inhaltsübersicht



1
Bezeichnung


2
Aufgaben


3
Verwaltung der Zahlstelle


4
Zahlstellenprüfung


5
Anschluss an Kreditinstitute


6
Einzahlungen


7
Auszahlungen


8
Geldverwaltung


9
Nachweis der Zahlungen


10
Tagesabschluss


11
Abrechnung


12
Ergänzende Bestimmungen, abweichende Regelungen


13
Zahlstellen besonderer Art


14
Besondere Bestimmungen für Dauervorschüsse


Zahlstellenbestimmungen (ZBest)



1


Die Zahlstelle ist Teil der Dienststelle, bei der sie errichtet ist. Sie führt die Bezeichnung dieser Dienststelle mit dem Zusatz „Zahlstelle“ oder die Bezeichnung „Zahlstelle der/des ................. (Dienststelle) .....................“.

 

2

 

2.1
Das zuständige Ministerium bestimmt, welche Zahlungen die Zahlstelle anzunehmen oder zu leisten und welche anderen Aufgaben sie wahrzunehmen hat. Die Zahlungen sind auf den notwendigen Umfang zu beschränken. Der Zahlstelle sollen im Allgemeinen nur Zahlungen übertragen werden, die Zug um Zug an Ort und Stelle in bar anzunehmen oder zu leisten sind. Daneben darf sie Einzahlungen durch Überweisung annehmen, die bei einzelnen Buchungsstellen in großer Zahl anfallen und für die im Vorhinein keine Annahmeanordnungen erteilt werden können (z. B. Verwarnungsgelder). Auszahlungen durch Überweisung und wiederkehrende Zahlungen dürfen der Zahlstelle nicht übertragen werden.


2.2
Die Zahlstelle hat im Rahmen der ihr nach Nummer 2.1 übertragenen Aufgaben


2.2.1
die Zahlstellenbestandsverstärkungen im erforderlichen Umfang anzufordern (Nr. 8.1),


2.2.2
die entbehrlichen Zahlungsmittel und Guthaben bei Geldinstituten rechtzeitig abzuliefern (Nr. 8.4),


2.2.3
die Zahlungsmittel, die Vordrucke für den Zahlungsverkehr sowie die Bücher und Belege sicher aufzubewahren (Nrn. 8.6 und 8.7),


2.2.4
die Zahlungen unverzüglich in die vorgeschriebenen Unterlagen einzutragen (Nr. 9),


2.2.5
den Tagesabschluss rechtzeitig zu erstellen (Nr. 10),


2.2.6
mit der zuständigen Kasse abzurechnen (Nr. 11).


3


3.1
Die Leitung der Dienststelle, bei der die Zahlstelle errichtet ist, hat eine Zahlstellenverwalterin oder einen Zahlstellenverwalter und deren Vertretung zu bestellen. Die Namen und Unterschriftsproben sind der zuständigen Kasse mitzuteilen.


3.2
Die Zahlstellenverwalterin oder der Zahlstellenverwalter ist für die sichere, ordnungsgemäße und wirtschaftliche Erledigung der Aufgaben der Zahlstelle verantwortlich. Sie oder er hat die Kassenanordnungen bei Eingang auf förmliche Vollständigkeit zu prüfen. Mängel in der Sicherheit der Zahlstelleneinrichtungen und im Verwaltungsverfahren der Zahlstelle, die sie oder er nicht selbst beheben kann, sowie Unregelmäßigkeiten hat sie oder er unverzüglich der Zahlstellenprüfung und der Dienststellenleitung mitzuteilen.

 

3.3
Beim Wechsel der Zahlstellenverwalterin oder des Zahlstellenverwalters sind der Nachfolgerin oder dem Nachfolger im Beisein der Zahlstellenprüfung die Geschäfte zu übergeben (Zahlstellenübergabe). Die Übergabeniederschrift ist von den Beteiligten zu unterschreiben und der oder dem Beauftragten für den Haushalt vorzulegen. Die Niederschrift soll insbesondere enthalten


3.3.1
den Zahlstellensollbestand (Nr. 10.2),


3.3.2
den Zahlstellenistbestand (Nr. 8.3),


3.3.3
die Bezeichnung der zur Sicherung der Räume und technischen Einrichtungen dienenden Schlüssel und dergleichen.


3.4
Bei vorübergehender Verhinderung der Zahlstellenverwalterin oder des Zahlstellenverwalters (z. B. Urlaub, Krankheit) gilt Nummer 3.3 sinngemäß. Die Übergabe und Übernahme sind im Zahlstellenbuch (Nr. 9.1) zu bestätigen. Von einer Übergabe kann abgesehen werden, wenn sich die Verhinderung nicht über den Tagesabschluss hinaus erstreckt.


3.5
Bei der Erteilung der Kassenanordnungen dürfen Bedienstete der Zahlstelle nicht mitwirken.


4


Die Zahlstelle ist von einer/einem Bediensteten zu prüfen (Zahlstellenprüfung), die/der von der Dienststellenleitung bestellt wird. Die Zahlstellenprüfung richtet sich nach Nummer 9 der Verwaltungsvorschrift zu den §§ 70 bis 80 LHO für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (VV).


5


5.1
Für Zwecke der Geldverwaltung (Nr. 8) und der Annahme von Einzahlungen (Nr. 6) hat die Zahlstelle ein Konto bei einem Kreditinstitut zu unterhalten. Das Konto führt die Bezeichnung der Dienststelle mit dem Zusatz „Zahlstelle“.


5.2
Ablieferungs- oder Verstärkungsaufträge, Lastschrifteinzugsbelege und Schecks haben die Zahlstellenverwalterin oder der Zahlstellenverwalter und eine zweite Bedienstete oder ein zweiter Bediensteter, die oder den die Dienststellenleitung bestimmt, zu unterschreiben. Die Dienststelle hat dem Kreditinstitut die Verfügungsberechtigten über das Konto zu benennen, die Unterschriftsblätter zuzuleiten und mitzuteilen, dass das Konto nicht überzogen werden darf.

 

6


6.1
Hat die Zahlstelle Einzahlungen anzunehmen, so gelten entsprechend für


6.1.1
die Annahme von Einzahlungen Nr. 2 der VV,


6.1.2
die Prüfung von Zahlungsmitteln Nr. 2 der Anlage 1 zu Nr. 2.1 der VV,


6.1.3
die Erteilung von Quittungen Nr. 3.3 der VV,


6.1.4
die Annahme anderer Geldsorten als Euro Nr. 3 der Anlage 1 zu Nr. 2.1 der VV.


6.2
Angenommene Schecks sind unverzüglich an die zuständige Kasse weiterzuleiten.


6.3
Wird eine Einzahlung nicht rechtzeitig entrichtet, hat die Zahlstelle die Annahmeanordnung oder sonstige Unterlage an die Kasse zur Einziehung weiterzuleiten.


7


7.1
Hat die Zahlstelle Auszahlungen zu leisten, so gelten entsprechend für


7.1.1
die Leistung von Auszahlungen die Nrn. 2.1.3 und 2.1 Satz 2 der VV,


7.1.2
die Quittungen Nr. 3.3 der VV.


7.2
Auszahlungen durch Überweisung oder Zahlungsanweisung – ausgenommen die Ablieferungen – darf die Zahlstelle nicht vornehmen; sie sind der Kasse vorbehalten.

 

8

 

8.1
Reicht der Zahlstellenistbestand für die Leistung von Auszahlungen nicht aus, so erhält die Zahlstelle von der zuständigen Kasse Zahlstellenbestandsverstärkungen durch Verstärkung ihres Kontos bei einem Kreditinstitut im Wege des Lastschrifteinzugs zulasten des Kontos der zuständigen Kasse oder durch Überweisung auf ihr Konto aufgrund einer Verstärkungsanforderung.


8.2
Die Verstärkungsanforderung oder der Lastschrifteinzugsbeleg ist von der Zahlstellenverwalterin oder dem Zahlstellenverwalter und einer oder einem zweiten Bediensteten, die oder den die Dienststellenleitung bestimmt, zu unterschreiben. Mit den Unterschriften wird zugleich bestätigt, dass die Höhe des Betrages angemessen ist.

 

8.3
Der Zahlstellenistbestand setzt sich aus den Zahlungsmitteln und gegebenenfalls dem Bestand aus dem Kontogegenbuch (Nr. 9.4) zusammen. Wenn die Zahlstelle Sicherheiten annehmen darf, ist von den als Sicherheit angenommenen Zahlungsmitteln nur Bargeld zum Zahlstellenistbestand zu rechnen.

 

8.4
Der Zahlstellenistbestand darf beim Tagesabschluss den Betrag nicht übersteigen, der als Wechselgeld und für die bis zur nächstmöglichen Zahlstellenbestandsverstärkung zu leistenden Auszahlungen erforderlich ist. Der übersteigende Betrag ist unverzüglich an die Kasse abzuliefern. Das zuständige Ministerium kann einen Zahlstellenhöchstbestand festsetzen.


8.5
Die Zahlstelle hat abzuliefern durch


8.5.1
Einzahlung bei einem Kreditinstitut zu Gunsten eines Kontos der Kasse,


8.5.2
Einzahlung auf ihr Konto und Überweisung an die Kasse.

 

8.6
 Die für Auszahlungen nicht alsbald benötigten Zahlungsmittel sind in einem verschlossenen Geldbehälter sicher aufzubewahren. Die Zahlungsmittel sind außerhalb der Dienststunden unter doppeltem Verschluss aufzubewahren. Die am Verschluss Beteiligten haben die Schlüssel sorgfältig und gegen den Zugriff Unberechtigter geschützt aufzubewahren.

 

8.7
Im Übrigen gelten entsprechend für


8.7.1
die Aufbewahrung der Vordrucke für Schecks, Überweisungsaufträge und Lastschrifteinzugsbelege Nr. 8.6 Satz 1,


8.7.2
die Sicherung der Zahlstelle Nr. 5.4 der VV,


8.7.3
das Verfahren beim Verlust von Schecks sowie von Scheckvordrucken Nr. 1.2 der Anlage 1 der VV.

 

9

 

9.1
Die Zahlstelle hat ein Zahlstellenbuch zu führen, in das die Einzahlungen und Auszahlungen täglich einzeln einzutragen sind. Werden die Zahlungen in anderer Weise einzeln aufgezeichnet, können die Tagessummen in das Zahlstellenbuch übernommen werden. Das Zahlstellenbuch kann elektronisch geführt werden.

 

9.2
In dem Zahlstellenbuch sind mindestens nachzuweisen


9.2.1
die laufende Nummer,


9.2.2
der Tag der Eintragung,


9.2.3
ein Hinweis, der die Verbindung mit dem Beleg herstellt,


9.2.4
der Betrag.


9.3
Das Zahlstellenbuch ist für Zwecke der Abrechnung mit Durchschrift zu führen.

 

9.4
Unterhält die Zahlstelle ein Konto bei einem Kreditinstitut, so hat sie ein Kontogegenbuch zu führen. Die Kontoauszüge und ihre Anlagen verbleiben bei der Zahlstelle.


9.5
Im Übrigen gelten entsprechend für


9.5.1
die Form der Bücher und die Eintragungen in die Bücher Nr. 3.2 der Anlage 2 zu Nr. 10.2 der VV,


9.5.2
die Aufbewahrung der Bücher die BüdA-HKR (Anlage 5 zu Nr. 4.7 der VV).

 

10


10.1
Die Zahlstellenverwalterin oder der Zahlstellenverwalter hat täglich einen Tagesabschluss im Zahlstellenbuch zu erstellen, wenn Zahlungen angenommen oder geleistet worden sind. Hierzu sind der Zahlstellensollbestand und der Zahlstellenistbestand zu ermitteln.

 

10.2
Zur Ermittlung des Zahlstellensollbestandes ist im Zahlstellenbuch unter Berücksichtigung des letzten Zahlstellensollbestandes die Summe der Auszahlungen von der Summe der Einzahlungen abzuziehen.


10.3
Der Zahlstellenistbestand ist im Zahlstellenbuch darzustellen und mit dem Zahlstellensollbestand zu vergleichen. Besteht keine Übereinstimmung, so ist der Unterschiedsbetrag als Zahlstellenfehlbetrag oder Zahlstellenüberschuss auszuweisen; Maßnahmen zur Aufklärung sind unverzüglich einzuleiten.

 

10.4
Ein Zahlstellenfehlbetrag, der nicht sofort ersetzt wird, ist für den nächsten Tag als Auszahlung in das Zahlstellenbuch einzutragen. Die Zahlstellenverwalterin oder der Zahlstellenverwalter hat hierfür einen Beleg zu erstellen, der die für die Eintragung erforderlichen Angaben enthalten muss und den die Zahlstellenaufsicht mit einem Sichtvermerk zu versehen hat. Außerdem ist die Dienststellenleitung zu unterrichten.


10.5
Ein Zahlstellenüberschuss ist für den nächsten Tag als Einzahlung in das Zahlstellenbuch einzutragen; im Übrigen gilt Nummer 10.4 entsprechend. Wird ein Zahlstellenüberschuss aufgeklärt, so darf er nur aufgrund einer Auszahlungsanordnung ausgezahlt werden.


10.6
Die Richtigkeit des Tagesabschlusses hat die Zahlstellenverwalterin oder der Zahlstellenverwalter im Zahlstellenbuch durch Unterschrift zu bescheinigen.

 

11


11.1
Die Zahlstelle hat mindestens einmal monatlich mit der zuständigen Kasse an den von der Kassenleiterin oder vom Kassenleiter bestimmten Tagen abzurechnen. Die Zahlungen sind möglichst in dem Monat abzurechnen, in dem sie angenommen oder geleistet worden sind.


11.2
Für die Abrechnung ist das Zahlstellenbuch abzuschließen, die Summe der Auszahlungen von der Summe der Einzahlungen abzuziehen und der Unterschiedsbetrag als noch nicht abgerechneter Bestand für den folgenden Abrechnungszeitraum vorzutragen.


11.3
Die Zahlstelle hat nach Abschluss des Zahlstellenbuches eine Abrechnungsnachweisung aufzustellen. Die Abrechnungsnachweisung ist von der Zahlstellenverwalterin oder vom Zahlstellenverwalter zu unterschreiben und zusammen mit den Belegen, den Quittungsdurchschriften und der Durchschrift des Zahlstellenbuches der zuständigen Kasse zu übersenden.


11.4
Im Abrechnungsverkehr hat die Zahlstelle den Weisungen der Kasse zu folgen.

 

12


12.1
Bei der Errichtung der Zahlstelle trifft das zuständige Ministerium mit Einwilligung des für Finanzen zuständigen Ministeriums die erforderlichen ergänzenden Bestimmungen, z. B. über die Aufgaben, den Zuständigkeitsbereich, die zuständige Kasse, den Anschluss an ein Kreditinstitut, den Zahlstellenhöchstbestand; dies gilt auch für Änderungen der ergänzenden Bestimmungen.


12.2
Von den Zahlstellenbestimmungen abweichende Regelungen bedürfen der Einwilligung des für Finanzen zuständigen Ministeriums.


13


Für die Leistung und die Annahme kleinerer Barzahlungen, die ihrer Art nach bekannt sind, können als Zahlstellen besonderer Art Dauervorschüsse bewilligt werden. Für Dauervorschüsse gelten die Nummern 2 bis 12 sinngemäß, soweit in Nummer 14 nichts anderes bestimmt ist.

 

14

 

14.1
Zur Leistung geringfügiger, laufend anfallender, ihrer Art nach bekannter Auszahlungen, die bei der Dienststelle Zug um Zug in bar geleistet werden müssen, kann die Dienststelle einen Dauervorschuss in Anspruch nehmen. Über die Inanspruchnahme und den Verwendungszweck entscheidet die Dienststellenleitung. Dauervorschüsse von mehr als 500 Euro bewilligt die Dienstaufsichtsbehörde (das zuständige Ministerium).


Für Zwecke der Abrechnung (Auffüllung des Dauervorschusses) kann die Dienststelle ein Konto bei einem Kreditinstitut unterhalten. Das Konto führt die Bezeichnung der Dienststelle.

 

14.2
Die Dienststellenleitung kann die Annahme kleinerer Bareinzahlungen zulassen. Die angenommenen Einzahlungen dürfen für die Leistung von Auszahlungen verwendet werden.


14.3
Die Dienststellenleitung hat eine Verwalterin oder einen Verwalter des Dauervorschusses und deren Vertretung zu bestellen. Bei einem Wechsel der Verwalterin oder des Verwalters sind die ordnungsgemäße Übergabe und Übernahme zu bescheinigen. Kann die Verwalterin oder der Verwalter der Nachfolgerin oder dem Nachfolger den Dauervorschuss nicht selbst übergeben, so hat die Dienststellenleitung die ordnungsgemäße Übergabe zu bescheinigen. Entsprechendes gilt bei vorübergehender Verhinderung der Verwalterin oder des Verwalters (z. B. Urlaub, Krankheit).


14.4
Zur Auszahlung des Dauervorschusses ist eine Auszahlungsanordnung zu erteilen, in der als empfangsberechtigt die Verwalterin oder der Verwalter des Dauervorschusses anzugeben ist. Der Dauervorschuss ist im Vorschussbuch der Kasse auf einer besonderen Buchungsstelle zu buchen.


14.5
Die Verwalterin oder der Verwalter des Dauervorschusses darf nur Auszahlungen leisten, die dem genehmigten Verwendungszweck entsprechen. Für diese Auszahlungen und die zugelassenen Einzahlungen brauchen Zahlungsanordnungen nicht vorzuliegen. Überweisungen aus dem Dauervorschuss sind unzulässig.


14.6
Der Dauervorschuss und ggf. die angenommenen Einzahlungen müssen stets in Bargeld oder Belegen und Empfangsbestätigungen (Nr. 14.7) sowie ggf. als Bestand nach dem Kontogegenbuch (Nr. 14.1) vorhanden sein. Erfordert es der Umfang des Zahlungsverkehrs, hat die Verwalterin oder der Verwalter des Dauervorschusses einen besonderen Nachweis für die Auszahlungen und Einzahlungen zu führen; Nummer 9.2 gilt entsprechend. Der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der Einzahlungen und Auszahlungen in dem Nachweis muss stets mit dem Bargeldbestand und ggf. dem Bestand nach dem Kontogegenbuch übereinstimmen.

 

14.7
Die Verwalterin oder der Verwalter des Dauervorschusses hat bei Bedarf, mindestens jedoch halbjährlich, die angefallenen Belege gegen Empfangsbestätigung der anordnenden Stelle abzugeben. Wird ein besonderer Nachweis geführt, ist der Unterschiedsbetrag zwischen den Summen der Einzahlungen und Auszahlungen zu errechnen und als neuer Bestand (des Dauervorschusses) vorzutragen. Die anordnende Stelle hat die Belege zu prüfen und die Auffüllung des Dauervorschusses durch die zuständige Kasse zu veranlassen. In der Auszahlungsanordnung sind die Dienststelle und die Verwalterin oder der Verwalter des Dauervorschusses als Empfänger anzugeben. Dürfen Einzahlungen angenommen werden und übersteigen die Einzahlungen die Auszahlungen, hat die Verwalterin oder der Verwalter den übersteigenden Betrag an die Kasse abzuführen.


14.8
Dauervorschüsse sind mindestens einmal im Jahr von der Leiterin oder dem Leiter der Dienststelle oder einer von ihr/ihm beauftragten Person unvermutet zu prüfen.


Dabei ist zu prüfen, ob


14.8.1
der Dauervorschuss in der bewilligten Höhe in Geld oder Belegen und die darüber hinaus angenommenen Beträge (Nr. 14.2) vorhanden sind,


14.8.2
die Belege über Zahlungen rechtzeitig der anordnenden Stelle übergeben worden sind,


14.8.3
die Auszahlungen dem genehmigten Zweck entsprochen haben und


14.8.4
die Höhe des Dauervorschusses angemessen ist.


14.9
Sobald die Voraussetzungen für die Bewilligung des Dauervorschusses ganz oder teilweise entfallen, hat die Dienststellenleitung die vollständige oder teilweise Rückzahlung des Dauervorschusses zu veranlassen.