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Vorschrift
Normgeber:Ministerium der Finanzen
Erlassdatum:16.11.2018
Fassung vom:16.11.2018
Gültig ab:01.01.2019
Gültig bis:31.12.2023
Quelle:juris Logo
Gliederungs-Nr:6300
Vollzug der Landeshaushaltsordnung (VV-LHO); hier: Bestimmungen zu den §§ 70 bis 80 LHO (Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung) - Anlage 2: Zusätzliche Bestimmungen für manuelle Verfahren

Zum Hauptdokument : Vollzug der Landeshaushaltsordnung (VV-LHO); hier: Bestimmungen zu den §§ 70 bis 80 LHO (Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung)



Anlage 2
(zu Nummer 10.2)



Zusätzliche Bestimmungen
für manuelle Verfahren



Inhaltsübersicht



1
Grundsatz


2
Anordnungsverfahren


2.1
Anordnungen


2.2
Verantwortlichkeiten


2.3
Vordruckmuster


2.4
Allgemeine Zahlungsanordnung


3
Führung von Büchern


3.1
Grundsätze der Buchführung


3.2
Form der Bücher


4
Unvermutete Prüfung der für Zahlungen zuständigen Stellen


4.1
Zuständigkeiten, Umfang der Prüfung


4.2
Zweck der Prüfung


4.3
Niederschrift


1


Neben den nachfolgenden Regelungen sind die Bestimmungen für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung (VV) analog anzuwenden.


2


2.1

 

2.1.1
Die Anordnungen und die weiteren, von den anordnenden Stellen erstellten, die Zahlungen begründenden Belege (Nr. 4.3 VV) dürfen nur in urkundengeeigneten Druck oder urschriftlich mit urkundenechten Schreibmitteln ausgefertigt werden.


2.1.2
Anordnungen sollen einfach ausgefertigt werden. Sind für die Akten Durchschriften oder Duplikate erforderlich, müssen sie deutlich als solche gekennzeichnet sein.


2.1.3
Der Betrag ist in Ziffern mit Währungsbezeichnung anzugeben.


2.1.4
Beträge ab 1 000 Euro sowie Beträge in anderen Währungen sind in Buchstaben zu wiederholen. Der für die Betragsangabe vorgesehene Raum ist zu entwerten, soweit er bei der Eintragung frei bleibt.


2.1.5
In Anordnungen sind Streichungen und sonstige Änderungen an zahlungsrelevanten Daten unzulässig. Andere Änderungen und Änderungen an die Zahlungen begründenden Belegen sind so vorzunehmen, dass die ursprünglichen Angaben lesbar bleiben. Sie sind je nach Verantwortungsbereich von der Feststellerin/dem Feststeller oder Anordnungsberechtigten zu bestätigen.


2.2


2.2.1
Allgemeines

 

2.2.1.1
Die Verantwortlichkeiten im Anordnungsverfahren werden durch die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit, die Feststellung der sachlichen Richtigkeit und die Ausübung der Anordnungsbefugnis wahrgenommen.


2.2.1.2
Die Wahrnehmung der Verantwortlichkeiten nach Nr. 2.2.1.1 ist zu bescheinigen. Die Bescheinigungen können zusammengefasst werden; die oder der Anordnungsberechtigte darf jedoch nicht zugleich die rechnerische Richtigkeit bescheinigen. Das für Finanzen zuständige Ministerium kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof Ausnahmen zulassen.


2.2.1.3
Wird die rechnerische Richtigkeit oder die sachliche Richtigkeit nicht von jeweils einer Person allein verantwortet, sind Teilbescheinigungen abzugeben, aus denen der Umfang der Verantwortung ersichtlich sein muss.


2.2.2
Feststellung der rechnerischen Richtigkeit

 

2.2.2.1
Die Feststellung der rechnerischen Richtigkeit umfasst die Verantwortung dafür, dass der anzunehmende oder auszuzahlende Betrag sowie alle auf Berechnungen beruhenden Angaben richtig sind. Hierzu gehört auch die richtige Anwendung der Berechnungsgrundlagen (z. B. Bestimmungen, Verträge, Tarife).


2.2.2.2
Die rechnerische Richtigkeit ist durch Unterschrift des Vermerks „Rechnerisch richtig“ zu bescheinigen.


2.2.3
Feststellung der sachlichen Richtigkeit


2.2.3.1
Die Feststellung der sachlichen Richtigkeit umfasst die Wahrnehmung der Verantwortlichkeiten nach Nr. 1.2 VV mit Ausnahme der Verantwortlichkeiten nach Nr. 2.2.2.1 (rechnerische Richtigkeit) dieser Anlage.


2.2.3.2
Die sachliche Richtigkeit ist durch Unterschrift des Vermerks „Sachlich richtig“ zu bescheinigen.


2.2.4
Ausübung der Anordnungsbefugnis


2.2.4.1
Die Ausübung der Anordnungsbefugnis umfasst die Verantwortung dafür, dass in der Anordnung offensichtlich erkennbare Fehler nicht enthalten sind und die Bescheinigungen der rechnerischen und der sachlichen Richtigkeit von den dazu Befugten abgegeben worden sind.


2.2.4.2
Die Anordnungsbefugnis ist durch Unterschrift unter Angabe des Datums auszuüben.


2.2.4.3
Die Namen und Unterschriftsproben der zur Anordnung berechtigten Personen sind den für Zahlungen zuständigen Stellen mitzuteilen. Die Mitteilung ist von der/dem Beauftragten für den Haushalt zu unterschreiben. Erlischt die Anordnungsbefugnis, ist dies der für Zahlungen zuständigen Stelle unverzüglich mitzuteilen.


2.3


Für die Unterschriftsmitteilung und die Anordnungen sind ausschließlich die von dem für Finanzen zuständigen Ministerium im Einvernehmen mit dem Rechnungshof herausgegebenen Vordruckmuster (vgl. Anhang) zu verwenden. Die Vordruckmuster stehen im Internet zur Verfügung.


2.4


Allgemeine Zahlungsanordnungen sind in den in Nr. 14 des Anhangs bezeichneten Fällen möglich.


3


3.1


Für die Führung der Bücher sind die Grundsätze kameraler Buchführung anzuwenden.


3.2


3.2.1
Die Bücher sind in gebundener oder gehefteter Form zu führen und so zu sichern, dass Blätter nicht unbemerkt entfernt, hinzugefügt oder ausgewechselt werden können. Die Seiten sind fortlaufend zu nummerieren.


3.2.2
In den Büchern ist nachzuweisen, wer die Buchungen vorgenommen hat und die Verantwortung dafür trägt, dass die Buchungen ordnungsgemäß belegt sind.


3.2.3
Zur Vereinfachung des Buchungsverfahrens können Beträge in Zusammenstellungen erfasst und in Gesamtbeträgen gebucht werden.


3.2.4
Bei der Eintragung in die Bücher dürfen nur die nach Nr. 2.1.1 dieser Anlage zulässigen Schreibmittel verwendet, Zeilen nicht freigelassen und Buchungen zwischen den Zeilen nicht vorgenommen werden.


4


4.1


Das Ministerium, in dessen Geschäftsbereich die für Zahlungen zuständige Stelle eingerichtet ist, bestimmt die Stelle, der die Prüfung obliegt. Diese bestimmt die Prüferin oder den Prüfer, die nicht der für Zahlungen zuständigen Stelle angehören dürfen. Die Prüfung findet mindestens einmal jährlich statt; bei besonderen Anlässen ist unverzüglich zu prüfen. Die Prüfung soll auf Stichproben beschränkt werden.


Für die Prüfung der Zahlstellen besonderer Art gelten die Bestimmungen der Nr. 14.8 der Zahlstellenbestimmungen (Anlage 3).


4.2


4.2.1
Die Übereinstimmung zwischen Istbestand und Sollbestand ist zu prüfen.


Hierzu

 

4.2.1.1
ist der Bestand an Zahlungsmitteln von der für die Verwaltung der Zahlungsmittel zuständigen Person vorzählen zu lassen,

 

4.2.1.2
sind die Bestände auf den Konten bei Kreditinstituten unter Abzug der gebuchten aber noch nicht gezahlten Beträge zu ermitteln,


4.2.1.3
ist aus den Summen nach Nr. 4.2.1.1 und Nr. 4.2.1.2 der Istbestand festzustellen,


4.2.1.4
ist der Sollbestand zu ermitteln,


4.2.1.5
ist der Sollbestand dem Istbestand gegenüberzustellen.


4.2.2
Es ist weiterhin zu prüfen, ob


4.2.2.1
ein gegebenenfalls festgelegter Höchstbetrag des Istbestands beim Tagesabschluss nicht überschritten wurde,


4.2.2.2
die in der Buchführung (Wertesachbuch) nachgewiesenen Wertgegenstände vollständig vorhanden sind (Nr. 8.1.1 VV),


4.2.2.3
die Einzahlungen und Auszahlungen rechtzeitig und vollständig erhoben oder geleistet worden sind und im Übrigen der Zahlungsverkehr ordnungsgemäß durchgeführt worden ist,


4.2.2.4
die Verwahrungen und Vorschüsse (§ 60) ordnungsgemäß abgewickelt wurden,


4.2.2.5
die Bücher richtig geführt worden und die erforderlichen Belege vorhanden sind. Dazu gehören die ordnungsgemäße Aufbewahrung der Bücher und der Belege und die Richtigkeit der Rechenergebnisse in den Büchern.


4.2.3
Außerdem ist zu prüfen, ob die Aufgaben ordnungsgemäß und sicher erledigt werden, insbesondere, ob


4.2.3.1
der Grundsatz der Trennung von Anordnungen, Zahlungen und Buchungen (§ 77) beachtet worden ist,


4.2.3.2
die Unterschriftsproben der Anordnungsberechtigten vorliegen,


4.2.3.3
die für die Sicherung der für Zahlungen zuständigen Stelle durch die Leiterin/den Leiter der Dienststelle, bei der die für Zahlungen zuständige Stelle besteht, getroffenen Regelungen (Nr. 5.4 VV) eingehalten worden sind und


4.2.3.4
die in den Niederschriften über vorangegangene Prüfungen enthaltenen Beanstandungen erledigt sind.


4.3


4.3.1
Über die Prüfung ist eine Niederschrift zu fertigen, in der die wesentlichen Ergebnisse der Prüfung enthalten sein müssen. Geringfügige Mängel sind möglichst im Verlauf der Prüfung zu beseitigen. Sie sollen nicht schriftlich beanstandet werden.


4.3.2
In der Niederschrift sind der Sollbestand und der Istbestand darzustellen. Die einzelnen Beanstandungen sind als Anlagen beizufügen.


4.3.3
Die Niederschrift mit den Anlagen ist der für Zahlungen zuständigen Stelle und, soweit erforderlich, auszugsweise den anderen betroffenen Dienststellen zur Stellungnahme zuzuleiten.


4.3.4
Die Niederschrift mit den Stellungnahmen ist der Aufsichtsbehörde und gegebenenfalls der Leiterin oder dem Leiter der Dienststelle, der die für Zahlungen zuständige Stelle angehört, vorzulegen. Unabhängig davon sind ihnen Beanstandungen von grundsätzlicher oder erheblicher Bedeutung unverzüglich anzuzeigen.

 

Anhang zur Anlage 2



Inhaltsübersicht



1

Allgemein



2

Bemerkungen zu Kassenanordnungen



3

Zu HKR 01

Unterschriftsmitteilung –




4

Zu HKR 11

Einzel-/Sammel-Annahmeanordnung –




5

Zu HKR 12

Dauer-Annahmeanordnung –




6

Zu HKR 21

Einzel-/Sammel-Auszahlungsanordnung –




7

Zu HKR 22

Dauer-Auszahlungsanordnung –




8

Zu HKR 23

Auszahlungsanordnung für fremde Währung –




9

Zu HKR 31

Umbuchungs-/Verrechnungsanordnung




10

Zu HKR 32

Änderungsanordnung –




11

Zu HKR 33

Auszahlungs-/Annahmeanordnung für Abschlagsauszahlungen und Schlusszahlungen –




12

Zu HKR 34

Kasseninterner Auftrag




13

Zu HKR 41

Einlieferungsanordnung für Wertgegenstände –





Zu HKR 42

Auslieferungsanordnung für Wertgegenstände –




14

Allgemeine Zahlungsanordnung



1


Die Vordrucke sind verbindlich für das manuelle Anordnungsverfahren. Sie sind aus Gründen der Einheitlichkeit und der Kassensicherheit in allen Fällen zu verwenden, in denen wegen der Besonderheiten einzelner Verwaltungsbereiche keine speziellen Vordrucke erforderlich sind. Auch Spezialvordrucke müssen die geforderten Angaben in weitgehend ähnlicher Form enthalten; sie dürfen den Erfassungsvorgang in der Kasse nicht erschweren.


Die Einwilligung des für Finanzen zuständigen Ministeriums zur Verwendung spezieller Vordrucke gilt als erteilt, wenn diese in Inhalt und Form den allgemeinen Vordrucken im Wesentlichen entsprechen. Die Vordrucke stehen auf der Internetseite des Ministeriums der Finanzen zur Verfügung.


2


2.1
Die Annahme- oder Auszahlungsanordnung ist eine


-
Einzelanordnung, wenn eine einmalige Ein- oder Auszahlung für nur eine(n) Zahlungspflichtige(n) oder Empfangsberechtigte(n) angeordnet wird,


-
Sammelanordnung, wenn einmalige Ein- oder Auszahlungen für mehrere Zahlungspflichtige oder Empfangsberechtigte angeordnet werden,


-
Daueranordnung, wenn wiederkehrende Ein- oder Auszahlungen – auch über ein Haushaltsjahr hinaus – angeordnet werden,


-
Änderungsanordnung, wenn Angaben in bereits erteilten Kassenanordnungen geändert werden,


-
Umbuchungsanordnung, wenn eine Zahlung von einer Buchungsstelle auf eine andere zu übertragen oder das Haushaltsjahr zu ändern ist.


2.2
Die Stelle, bei der Zahlungen zu buchen sind, wird einheitlich als „Buchungsstelle“ bezeichnet. Wenn nach der im Haushaltsplan vorgesehenen Ordnung zu buchen ist, ist die Buchungsstelle identisch mit der Haushaltsstelle. In das entsprechende Feld der Kassenanordnung werden nur Kapitel- und Titelnummer eingetragen (z. B. 04 01-511 01). Im Übrigen ergibt sich die Buchungsstelle nach der sonst vorgesehenen Ordnung, z. B. für Verwahrungen, Vorschüsse, Sondervermögen und Personen- oder Objektkonten.


2.3
Die Kasse hat nach anordnenden Dienststellen Buch zu führen und Rechnung zu legen. Der Buchungsstelle muss daher eine Dienststellennummer (DSt-Nr.) vorangestellt werden, die schon in die Kassenanordnung aufzunehmen ist. Die Dienststellennummer wird von der Kasse vergeben und der anordnenden Dienststelle mitgeteilt; sie ist vierstellig. Die erste Stelle kann die Kenn-Nummer der Kasse beinhalten.


2.4
Bei Bedarf wird die Kasse sog. Objektkonten zu den Titelkonten führen. Die Struktur des Objektkontos legt die anordnende Dienststelle im Einvernehmen mit der Kasse fest und nimmt die Kontonummer bei der Titelnummer in die Kassenanordnung auf. Das Objektkonto geht in die Buchführung ein. Ein Objektkonto zu ein und demselben Titel darf sich im Laufe des Haushaltsjahres nicht wiederholen.


Die Ergebnisse der Buchführung auch nach Objektkonten stehen der anordnenden Dienststelle zur Verfügung.


2.5
Förmliche Anordnungen (Kassenanordnungen) sollen im Original und nach Buchungsstellen getrennt erteilt werden, soweit nicht Zahlungs- und Abrechnungsvorgänge mehreren Buchungsstellen zuzuordnen sind.


2.6
Für Absetzungen von den Einnahmen sind Auszahlungsanordnungen, für Absetzungen von den Ausgaben Annahmeanordnungen zu verwenden.


2.7
Zu den in der Kassenanordnung geforderten Daten zählt auch die vollständige (postzustellfähige) Anschrift der/des Einzahlungspflichtigen oder Empfangsberechtigten mit Postleitzahl. Die Auszahlungen (der Hauptgruppen 6-8) sollen in der Kasse soweit wie möglich auch nach Empfängerorten erfasst werden. Hier übernimmt die Postleitzahl die Funktion einer sonst zusätzlich erforderlichen besonderen Regionalnummer.


2.8
Die Eintragung bestimmter Daten der Kassenanordnung in die Haushaltsüberwachungsliste (HÜL) wird in der Kassenanordnung mit der HÜL-Nr. vermerkt und vom Listenführer mit Namenszeichen (Nz.) bestätigt.


2.9
Beträge unter 1 000 Euro brauchen nicht in Buchstaben wiederholt zu werden. Beträge von 1 000 Euro und mehr sind von den Tausendern an in Buchstaben zu wiederholen; der Rest kann in Ziffern angegeben werden (z. B. 1 950,20 Euro = eintausend 950). Die für die Betragsangabe vorgesehenen aber frei bleibenden Felder sind, z. B. durch Striche, zu entwerten.


2.10
Die in den Kassenanordnungen für Erfassungs-, Prüf-, Einzahlungs-, Auszahlungs- und Zahlwegvermerke vorgesehenen Felder sind für Eintragungen der Kasse bestimmt.


Führt die Kasse die Zahlung z. B. wegen einer Aufrechnung nicht der Anordnung entsprechend aus, hat sie die Ausführung nach Art und Betrag in der Bescheinigung darzustellen und erforderlichenfalls die anordnende Stelle zu unterrichten.


2.11
Im entsprechenden Vordruckfeld können die sachliche und die rechnerische Richtigkeit je für sich oder zusammengefasst bescheinigt werden. Die sachliche Richtigkeit kann auch die/der Anordnungsberechtigte bescheinigen. Eine Teilbescheinigung zur sachlichen Richtigkeit (z. B. Fachtechnisch richtig) kann auf den Anlagen zur Kassenanordnung oder im Feld Begründung angebracht werden.


2.12
In Annahmeanordnungen müssen alle Angaben enthalten sein, die die Zuordnung von Soll und Ist und das Wiederauffinden des Zahlungs-/Buchungsvorgangs gewährleisten. Die Angaben müssen die Kasse auch in den Stand setzen, ohne zusätzliche Nachfragen bei der anordnenden Dienststelle gegebenenfalls die Vollstreckung des angeordneten Betrages insgesamt oder von Teilen davon einzuleiten. Zu den notwendigen Angaben zählen insbesondere die Anschrift der/des Zahlungspflichtigen (keine Postfachadresse), die detaillierte Zahlungsbegründung, das Akten-/Geschäftszeichen, das Kassenzeichen, der Tag der Fälligkeit der Zahlung, der Hinweis auf gegebenenfalls zu erhebende Säumniszuschläge bzw. Verzugszinsen.


3
Zu HKR 01 – Unterschriftsmitteilung –


3.1
Namen, Amts-/Dienstbezeichnungen und Unterschriftsproben der Anordnungsberechtigten teilt die/der Beauftragte für den Haushalt der zuständigen Kasse nach Vordruck „Unterschriftsmitteilung“ mit. Die/Der Berechtigte kann mit einer Durchschrift der Unterschriftsmitteilung benachrichtigt werden. Erlischt die Anordnungsbefugnis, ist die Kasse unverzüglich zu unterrichten.


3.2
Die Ausübung der Anordnungsbefugnis innerhalb der Dienststelle soll der Kasse gegenüber nicht eingeschränkt werden.


3.3
Die Kassenleiterin/Der Kassenleiter hat die mit der Ausführung der Kassenanordnung befassten Bediensteten zu unterrichten. Sie/Er bestimmt, wer die Unterschriftsmitteilungen aufbewahrt. Ungültig gewordene Unterschriftsmitteilungen sind auszusondern und wie Kassenbelege zu behandeln.


4
Zu HKR 11 – Einzel-/Sammel-Annahmeanordnung –


4.1
Der Vordruck ist so gestaltet, dass er als Einzel- oder als Sammel-Annahmeanordnung verwendet werden kann. Wird er als Einzel-Annahmeanordnung verwendet, sind alle Daten im Formblatt selbst einzutragen.


4.2
Die Sammel-Annahmeanordnung besteht aus dem Vordruck HKR 11 und – als Anlage dazu – HKR 11.1.


In die Anlage werden die Anschriften, die Einzelbeträge und die Fälligkeitstage eingetragen. Die Einzelbeträge werden aufgerechnet.


4.3
Die Annahmeanordnung ist der Kasse gleichzeitig mit der Absendung der Zahlungsaufforderung an die/den Zahlungspflichtige(n) zuzuleiten.


5
Zu HKR 12 – Dauer-Annahmeanordnung –


Der Vordruck ist zu verwenden für wiederkehrende (auch über das Haushaltsjahr hinaus zu erhebende) Einzahlungen. Er kann auch für einmalige Einzahlungen benutzt werden, die in mehreren Teilbeträgen fällig und daher wie wiederkehrende Einzahlungen behandelt werden. Angeordnet wird der jeweils fällige Betrag, nicht der Jahresbetrag. Die Dauer-Annahmeanordnung gilt fort, bis sie geändert oder aufgehoben wird. Das „Soll“ für das jeweilige Haushaltsjahr wird in der Kasse maschinell errechnet. Ist die wiederkehrende Einzahlung den Geldforderungen zuzurechnen, wird das Feld „GF“ (bei der Bezeichnung der Anordnung) angekreuzt sowie am Schluss der Begründung auf die Darlehensauszahlung und die Gesamtforderung hingewiesen.


6
Zu HKR 21 – Einzel-/Sammel-Auszahlungsanordnung –


6.1
Der Vordruck kann wahlweise als Einzel- oder als Sammel-Auszahlungsanordnung verwendet werden. Als Einzel-Auszahlungsanordnung dient das Formblatt für sich allein oder in Verbindung mit der Anlage HKR 21.2. Als Sammel-Auszahlungsanordnung wird es um die Anlage HKR 21.1 ergänzt.


6.2
Die Einzel-Auszahlungsanordnung in Verbindung mit der Anlage HKR 21.2 ist bestimmt für Auszahlungen an nur eine(n) Empfangsberechtigte(n), die auf mehrere Buchungsstellen entfallen. Sie eignet sich daher besonders für Abrechnungsvorgänge, z. B. für die Abrechnung von Dauervorschüssen.


6.3
Die Sammel-Auszahlungsanordnung nach dem Vordruck HKR 21 in Verbindung mit der Anlage HKR 21.1 ist bestimmt für Auszahlungen an mehrere Empfangsberechtigte. In die Anlage werden die Anschriften, die Einzelbeträge und die Bankverbindungen eingetragen; sie ist aufzurechnen.


7
Zu HKR 22 – Dauer-Auszahlungsanordnung –


Der Vordruck ist zu verwenden für wiederkehrende (auch über das Haushaltsjahr hinaus zu leistende) Auszahlungen. Er kann auch für einmalige Auszahlungen benutzt werden, die in mehreren Teilbeträgen fällig und daher wie wiederkehrende Auszahlungen behandelt werden. Angeordnet wird der jeweils fällige Betrag, nicht der Jahresbetrag. Die Dauer-Auszahlungsanordnung gilt fort, bis sie geändert oder aufgehoben wird. Das „Soll“ für das jeweilige Haushaltsjahr wird in der Kasse maschinell errechnet.


8
Zu HKR 23 – Auszahlungsanordnung für fremde Währung –


8.1
Für Auszahlungen in fremder Währung ist der Vordruck HKR 23 zu verwenden. Die fremde Währung ist bei dem Betrag voll ausgeschrieben zu bezeichnen, der Betrag in Buchstaben zu wiederholen.


8.2
In die Haushaltsüberwachungsliste wird der Euro-Betrag erst nach der Auszahlung eingetragen. Die Kasse bucht den Betrag in Euro und teilt der anordnenden Stelle den Euro-Gegenwert mit.


8.3
Die Kasse führt den Zahlungsbeweis dadurch, dass sie die Lastschrift (der Bundesbank) als Rechnungsbeleg zur Auszahlungsanordnung nimmt. Ist ihr dies nicht möglich, hat sie die Auszahlung in Euro zu bescheinigen.


8.4
In Verbindung mit dem Vordruck HKR 21.1 – Zusammenstellung einmaliger Auszahlungen – kann auch eine Sammel-Auszahlungsanordnung erteilt werden.


9
Zu HKR 31 – Umbuchungs-/Verrechnungsanordnung –


9.1
Eine Umbuchungsanordnung ist zu erteilen, wenn sich die Buchungsstelle oder das Haushaltsjahr einer bereits gebuchten Zahlung ändert oder, wenn eine Annahme- und eine Auszahlungsanordnung zum selben Vorgang in nur einer Kassenanordnung zusammengefasst werden können. Für jede beteiligte Buchungsstelle ist eine Ausfertigung zu erstellen; die Ausfertigungen werden durchgeschrieben. Der Anordnungsbetrag kann im Bedarfsfalle je nach Buchungsstellen in Teilbeträge aufgeteilt werden. Im mittleren Feld rechts („Belegt“) wird angekreuzt, welche Buchung die einzelne Ausfertigung belegen soll.


9.2
Eine Umbuchungsanordnung ist nur zu verwenden, wenn alle Buchungen von derselben Kasse vorzunehmen sind.


10
Zu HKR 32 – Änderungsanordnung –


Eine Änderungsanordnung muss sich auf eine bereits erteilte Kassenanordnung beziehen, die näher zu bezeichnen ist. Die Kassenanordnung muss enthalten die Bezeichnung der Kasse, die die Änderung ausführen soll, die zur Auffindung der zu ändernden Kassenanordnung notwendigen Angaben, die Anordnung der Änderung, die Begründung, die Bescheinigung der sachlichen und gegebenenfalls der rechnerischen Richtigkeit, die Bezeichnung der anordnenden Stelle, die Nummer der HÜL, das Datum der Änderungsanordnung und die Unterschrift der/des Anordnungsberechtigten.


Sie kann für alle wiederkehrenden Zahlungen und für Einzel-Einzahlungen verwendet werden.


11
Zu HKR 33 – Auszahlungs-/Annahmeanordnung für Abschlagsauszahlungen und Schlusszahlungen –


11.1
Der Vordruck ist für Abschlagsauszahlungen aller Art und für Schlusszahlungen (Abrechnungen) bestimmt. Abschlagsauszahlungen müssen einzeln überwacht und abgerechnet werden.


11.2
Im mittleren Feld (geleistete Abschlagsauszahlungen) ist in der jeweiligen Zeile die laufende Nummer der angeordneten Abschlagsauszahlung anzukreuzen und in der vorhergehenden Zeile auf die letzte (vorhergehende) Abschlagsauszahlung mit dem Datum der Anordnung, dem Haushaltsjahr und dem Betrag hinzuweisen. Bei der Schlusszahlung (Abrechnung) wird das Feld vollständig ausgefüllt.


11.3
Ergibt sich bei der Abrechnung eine Überzahlung, wird der Vordruck als Annahmeanordnung verwendet.


11.4
Stimmt die Summe der geleisteten Abschlagsauszahlungen mit dem Ergebnis der Abrechnung überein, so ist aus Verfahrensgründen der zuständigen Kasse eine Anordnung über eine Schlusszahlung mit der Betragsangabe 0 (Null) zu erteilen.


12
Zu HKR 34 – Kasseninterner Auftrag –


Grundlage für Buchungen, wenn eine Kassenanordnung nicht erforderlich ist oder allgemein erteilt wurde und eine andere Unterlage nicht ausreichend ist. Dient zur Abbildung eines Buchausgleichs.


13
Zu HKR 41 und 42 – Einlieferungs-/Auslieferungsanordnung für Wertgegenstände –


Auf Nr. 8 der VV für Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung wird hingewiesen.

 

14

 

14.1
Allgemeine Zahlungsanordnungen können vom zuständigen Minister oder mit dessen Einwilligung erteilt werden,


14.1.1
für Einzahlungen und Auszahlungen, die auf Grund amtlicher Gebührentarife oder amtlicher Festsetzungen anzunehmen oder zu leisten sind,


14.1.2
für Einzahlungen und Auszahlungen, die die Kasse im Rahmen ihres Aufgabenbereichs zu veranlassen hat,


14.1.3
für Auszahlungen an eine größere Zahl von Empfangsberechtigten, deren Leistung durch Rechtsvorschrift vorgesehen ist,


14.1.4
in anderen Fällen im Einvernehmen mit dem Rechnungshof.


Allgemeine Zahlungsanordnungen dürfen nur erteilt werden, wenn der Kasse oder Zahlstelle Unterlagen zur Verfügung stehen, die die Zahlungen begründen und aus denen insbesondere die Beträge, die Zahlungspflichtigen oder die Empfangsberechtigten sowie die Buchungsstellen ersichtlich sind. Die sachliche und rechnerische Richtigkeit dieser Unterlagen ist unter entsprechender Anwendung der Nummer 1.2.2.6 VV-LHO festzustellen und zu bescheinigen. Für die Änderung der Unterlagen gilt Nummer 1.5 VV-LHO entsprechend. Für die Annahme von Gerichtskosten, Geldstrafen und Geldbußen in der Justizverwaltung gelten besondere Vorschriften. Der Finanzminister kann im Einvernehmen mit dem Rechnungshof abweichende Regelungen treffen.


14.2
Allgemeine Zahlungsanordnungen können erteilt werden


14.2.1
durch Rechtsvorschrift, allgemeine Verwaltungsvorschrift, allgemeine Dienstanweisung oder


14.2.2
durch besondere Anordnung.


14.3
Allgemeine Zahlungsanordnungen nach Nummer 14.1 müssen enthalten


14.3.1
die genaue Bezeichnung der Art der Einzahlungen oder Auszahlungen,


14.3.2
die Buchungsstelle,


14.3.3
die Anordnung zur Annahme oder Auszahlung,


14.3.4
die Bezeichnung der anordnenden Stelle,


14.3.5
das Datum der Anordnung und


14.3.6
die Unterschrift des Anordnungsberechtigten.


14.4
Allgemeine Annahmeanordnung gilt als erteilt für die Annahme


14.4.1
von Zinsen (Säumniszuschlägen) im Rahmen des eigenen Aufgabenbereichs der Kasse, auch für Guthaben in laufender Rechnung bei Kreditinstituten;


14.4.2
des Gegenwerts für verkaufte Wertzeichen und Vordrucke;


14.4.3
gefundener Zahlungsmittel;


14.4.4
von Kassenüberschüssen;


14.4.5
der Beiträge von Arbeitnehmern zu den Sozialversicherungen;


14.4.6
der von persönlichen Bezügen einzubehaltenden Steuern und ähnlichen Abzügen;


14.4.7
von Gebühren und Auslagen im Mahn- und Vollstreckungsverfahren und von Gebühren für die Entgegennahme und Verwahrung von Wertgegenständen;


14.4.8
von Post- und Postbankgebühren, Fracht- und Rollgeld für dienstliche Sendungen, wenn vom Empfänger zu tragen;


14.4.9
der aufgrund von Steuer- oder ähnlichen Bescheiden und von Anmeldungen zu erhebenden Steuern, Abgaben, Kosten, Geldstrafen und Geldbußen.


14.5
Allgemeine Auszahlungsanordnung gilt als erteilt für die Auszahlung


14.5.1
von Mehrbeträgen;


14.5.2
von Fracht- und Rollgeld;


14.5.3
von Kosten, die durch den Anschluss der Kasse an Kreditinstitute entstehen;


14.5.4
von Zinsen im Rahmen des eigenen Aufgabenbereichs der Kasse;


14.5.5
der Beiträge von Arbeitnehmern zu den Sozialversicherungen;


14.5.6
der von persönlichen Bezügen einbehaltenen Steuern und ähnlichen Abzügen;


14.5.7
von Bezugsgeld für Zeitungen und Zeitschriften;


14.5.8
von Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehgebühren;


14.5.9
von Postgebühren, die durch Abbuchung entrichtet werden;


14.5.10
kommunaler Abgaben und Gebühren sowie tariflicher Entgelte an Energie- und Wasserversorgungsunternehmen;


14.5.11
kleinerer Ausgaben, die nach der Verkehrssitte sofort in bar zu entrichten sind, bis zu 25 Euro im Einzelfall;


14.5.12
von Nebenbezügen (z. B. Unterrichts-, Prüfungsvergütungen), die zusammen mit laufenden Bezügen ausgezahlt werden;


14.5.13
der Kraftfahrzeugsteuer für Dienstkraftfahrzeuge;


14.5.14
von Erstattungen an Arbeitgeber, die sich im Rahmen des Lohnsteuerjahresausgleichs nach den Lohnsteueranmeldungen ergeben;


14.5.15
der Arbeitnehmersparzulage, wenn diese die vom Arbeitgeber einbehaltene Lohnsteuer übersteigt.


Verzeichnis der Vordruckmuster
für Kassenanordnungen



HKR Nr.

Bezeichnung



HKR 01

Unterschriftsmitteilung



HKR 11

Einzel-/Sammel-Annahmeanordnung für einmalige Einzahlungen



HKR 11.1

Zusammenstellung einmaliger Einzahlungen
(Anlage zur Sammel-Annahmeanordnung HKR 11)



HKR 12

Dauer-Annahmeanordnung für wiederkehrende Einzahlungen



HKR 21

Einzel-/Sammel-Auszahlungsanordnung für einmalige Auszahlungen



HKR 21.1

Zusammenstellung einmaliger Auszahlungen
(Anlage zur Sammel-Auszahlungsanordnung
HKR 21)



HKR 21.2

Zusammenstellung einmaliger Auszahlungen
(Anlage zur Einzel-Auszahlungsanordnung
HKR 21 bei Abrechnungsvorgängen)



HKR 22

Dauer-Auszahlungsanordnung für wiederkehrende Auszahlungen



HKR 23

Auszahlungsanordnung für fremde Währung



HKR 31

Umbuchungs-/Verrechnungsanordnung



HKR 32

Änderungsanordnung



HKR 33

Auszahlungs-/Annahme-Anordnung für Abschlagsauszahlungen und Schlusszahlungen



HKR 34

Kasseninterner Auftrag



HKR 41

Einlieferungsanordnung für Wertgegenstände



HKR 42

Auslieferungsanordnung für Wertgegenstände